Como realizar a redução de no-show em clínicas? Veja nossas dicas!

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É muito fácil perceber a importância de se dedicar à redução de no-show. Afinal, a ausência do paciente em uma consulta agendada é um desperdício irrecuperável. Ao contrário de qualquer produto tangível, que pode ser armazenado, o serviço médico é perdido — se não for executado no momento em que o profissional está disponível.

Como consequência, outro paciente pode precisar aguardar mais tempo que o necessário para sua consulta, uma vez que os horários estavam indisponíveis no momento da marcação, mas não foram aproveitados.

Ao mesmo tempo, os ganhos do médico diminuem e os custos aumentam, gerando reflexos para clínicas, hospitais e pacientes pontuais, muitas vezes penalizados com políticas restritivas adotadas em razão dos menos comprometidos.

Considerando o contexto, preparamos este conteúdo para ajudar a entender como conseguir a redução de no-show, ao mesmo tempo em que é garantido o respeito aos pacientes mais conscientes e os que mais precisam de atenção, gerando equilíbrio financeiro e atendimento humanizado. Confira!

Como promover a redução de no-show?

Para começar, tenha em mente que nem todas as variáveis que podem influenciar a taxa de no-show podem ser perfeitamente controladas. Nem mesmo o paciente, por mais consciente que seja, pode garantir o comparecimento em qualquer circunstância. Afinal, existem imprevistos e, infelizmente, acidentes impossíveis de evitar.

Por isso é importante dar atenção aos detalhes que permitem mais controle e uma ação mais efetiva, aqueles que dependem apenas da clínica. Feita essa observação, podemos iniciar com detalhes da organização interna.

Organize a sua agenda

Problemas de organização na agenda podem gerar confusões e dificultar o planejamento do tempo, o que acaba gerando erros internos, como intervalos exagerados e períodos desocupados. Controlar o tempo médio de cada consulta, observando que ele varia no caso dos novos pacientes, e estabelecer intervalos de descanso e preparo, por exemplo, são fundamentais para organizar a agenda e evitar problemas.

Implante procedimentos e técnicas de comprometimento

Para facilitar o entendimento deste tópico, imagine como analogia uma situação na qual, em um rápido encontro informal, você recebe o convite de um amigo para jantar. Como estava com pressa, você não anota a informação e simplesmente se esquece do compromisso no dia combinado, ainda que tenha dito a ele que adoraria estar presente.

Se, no lugar desse convite rápido, você tivesse recebido um por escrito, mencionando que um prato especial seria preparado para você, que ótimos cozinheiros seriam contratados e, se ocorresse algum imprevisto, era imprescindível que você avisasse imediatamente, não pareceria um motivo para você se preocupar um pouco mais?

Deixar claro para o paciente a importância de comparecer e de se comprometer com o horário não elimina o problema, mas o minimiza. Assim, menos pessoas se sentirão confortáveis em faltar sem um aviso prévio.

Integre os atendimentos entre os médicos e procedimentos da clínica

Outro problema comum, perfeitamente controlável pela clínica, acontece quando o paciente marca mais de um procedimento no mesmo dia. Se, por algum motivo, ele se atrasa para o primeiro, acaba por faltar ao segundo. Por isso, as informações sobre horários e agendamentos devem ocorrer de modo integrado. Isso permite que os atendentes e pacientes se organizem para evitar conflitos.

Conscientize os pacientes sobre as faltas

Além das técnicas que podem ser aplicadas para gerar comprometimento, evidenciando a importância de honrar os compromissos, a consciência do paciente depende de outras variáveis, como o bom exemplo dos profissionais de saúde. Faltas e longos atrasos por parte deles transmitem a mensagem de que a pontualidade não é importante.

Por mais que valorizemos as profissões do setor, todos se importam com o seu próprio tempo e valor. Isso não significa que um paciente não possa entender, por exemplo, que um cardiologista saiu às pressas para realizar um atendimento domiciliar paliativo. O problema está em banalizar os atrasos.

Puna faltas ou incentive a pontualidade

Hábitos e comportamentos podem ser influenciados de diferentes formas, mas todas elas envolvem incentivos ou punições. Ou seja, as pessoas deixam mais facilmente de agir de determinado modo se tiverem algo a ganhar ou a perder.

Por isso, estabelecer alguns tipos de punição podem minimizar o no-show. Por exemplo: aplicar multas, obrigar o paciente a efetuar a marcação pessoalmente depois de uma falta, fazer com que ele retorne ao começo da fila de espera depois de não comparecer sem aviso e exigir pagamento antecipado, que funciona como uma reserva e aumenta o comprometimento do paciente.

Facilite o cancelamento e o comparecimento

Quanto mais fácil for para o paciente cancelar uma consulta e reagendá-la, menor será o número de faltas sem aviso. Além disso, as pessoas se atrasam e faltam pelos mais diversos motivos, inclusive dificuldades que podem ser diminuídas com o envio de um mapa de localização, por exemplo.

Notifique o paciente sobre a consulta

Além disso, o paciente precisa ser lembrado da consulta e você não precisa fazer isso manualmente. Em muitos casos, a recepcionista liga para confirmar a consulta, mas atualmente existem sistemas que otimizam esse processo com eficiência.

Com a rotina muito corrida e a dinâmica da vida moderna, é muito fácil esquecer um compromisso. Por isso, confirmar o agendamento é indispensável.

Use a tecnologia a seu favor

Os recursos tecnológicos disponíveis automatizam o processo de confirmação de agenda, o que pode ser feito por meio de torpedo de voz. Isso reduz a necessidade de mão de obra e fornece estatísticas para acompanhar os resultados.

Esse levantamento também é muito importante para entender os motivos de não comparecimento e para tomar medidas mais específicas para a solução de problemas.

Em nossa experiência, também notamos como faz diferença oferecer uma solução que permita o contato por meio de vários canais. Existe o tradicional telefone, o WhatsApp, o Facebook, por chat e outros, mas de modo integrado em uma única plataforma.

Além disso, sistemas especializados também facilitam a redução de no-show, uma vez que oferecem um modelo operacional elaborado de acordo com boas práticas de gestão da saúde. Eles consideram a relevância de evitar faltas como forma de garantir a saúde financeira da clínica e o atendimento humanizado desde a concepção.

Quer entender melhor como um sistema pode ajudar? Entre em contato e conheça o Escallo, nossa solução para gestão do atendimento na área da saúde.

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