Guia completo de redução de custos para clínicas médicas

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gestão de atendimento

Promover uma redução de custos em clínica médica pode trazer diversas vantagens, mas não é uma tarefa fácil. Afinal, esse tipo de negócio lida com muitas variáveis que impactam o consumidor final e, nesse caso, é o paciente.

Quando falamos de um serviço de saúde, é importante prezar pelo melhor atendimento e qualidade. Ao mesmo tempo, trata-se de uma empresa que visa ao lucro e precisa aplicar práticas corporativas eficientes para se desenvolver.

Neste post, trazemos um guia completo de como diminuir os gastos da sua clínica com consciência e de maneira inteligente. Quer saber como? Então, continue a leitura!

1. A importância da redução de custos em clínica médica

Para qualquer tipo de negócio, trabalhar de maneira consciente a gestão de custos é essencial para obter sucesso. Afinal, manter os gastos sob controle, as contas em dia e ter investimentos organizados ajudam a empresa a enfrentar momentos de crise e aproveitar melhor as oportunidades. E isso impacta até mesmo na qualidade do atendimento.

Uma boa administração busca sempre reduzir os gastos ao máximo, conseguindo aumentar a margem de lucro e até mesmo comprar ou alugar equipamentos mais modernos e melhorar a oferta de serviços.

Essa redução de gastos demonstra a preocupação em usar os recursos de maneira otimizada, protegendo a marca de uma possível falência ou de manchas em sua reputação.

Com uma administração consciente, a clínica também fica preparada para evitar períodos de crise sem precisar demitir funcionários ou ter um grande efeito na condução dos processos.

Conheça os principais benefícios que a diminuição de custos na sua clínica pode proporcionar.

1.1. Oferecer um serviço de qualidade ao paciente

Com a redução dos custos e uma administração inteligente, é possível aumentar muito a qualidade dos serviços prestados. Isso porque a verba excedente pode ser usada para a compra de equipamentos mais modernos, matérias-primas melhores e treinamento dos profissionais, apenas para citar alguns investimentos capazes de trazer retorno.

A partir desses investimentos, a clínica consegue oferecer exames mais precisos e um atendimento mais humanizado aos seus pacientes.

1.2. Reduzir riscos operacionais

A falência das empresas é provocada, geralmente, por uma má gestão dos negócios, o que vale também para as clínicas médicas.

Ao diminuir os custos e ter um controle preciso das entradas e saídas financeiras, é possível reduzir os riscos de falhas ou de pausas na operação por falta de material ou de recursos básicos, como energia elétrica. Trabalhar para enxugar os gastos da clínica é uma maneira de garantir que ela continue funcionando sem transtornos.

1.3. Aumentar a lucratividade do negócio

A conta é bem simples. Quanto menos a sua clínica gasta, maior é a margem entre o faturamento e as despesas e, consequentemente, maior é a lucratividade. Essa margem de lucro pode ser reinvestida na própria clínica, na construção de novas unidades ou até mesmo aplicada para o aumento do patrimônio do proprietário.

1.4. Garantir vantagem competitiva

Com uma margem de lucro mais consistente e o investimento em melhor infraestrutura ou em novas unidades da clínica, é possível garantir uma boa presença de mercado e se destacar da concorrência.

Assim, a clínica pode garantir sua reputação e, principalmente, tornar-se referência no setor para atrair um número cada vez maior de clientes.

2. Como fazer a redução de custos em clínica médica sem perder a qualidade?

Você já deve ter entendido como a redução de custos em clínica médica é importante e pode fazer toda a diferença nas operações e no crescimento do negócio, não é mesmo? A grande questão é: como fazer essa redução de custos sem abrir mão da qualidade e sem afetar os serviços?

Realmente, é uma dúvida importante, afinal, uma clínica médica trata diretamente com pessoas. As falhas nos processos afetam a imagem e a relação de confiança entre prestador de serviço e cliente. Dependendo da dimensão do erro, as consequências à saúde e à vida do paciente podem ser irreversíveis.

2.1. Saiba onde reduzir custos

O primeiro passo para uma redução de custos em clínica médica que não prejudique o bom funcionamento da clínica é saber exatamente em quais pontos os cortes podem ser feitos, analisando as consequências.

Para isso, é necessário fazer uma avaliação cuidadosa de todas as despesas, agrupando-as corretamente (gastos com funcionários, suprimentos, manutenção etc.) e checando como essas contas são assumidas.

Tal avaliação depende da compreensão dos custos fixos e variáveis da clínica, que podem ser classificados da seguinte maneira:

  • custos fixos — são os gastos constantes, parte da estrutura do negócio e que independem da quantidade de atendimentos. Exemplos: aluguel do imóvel, salários, aluguel e manutenção periódica de equipamentos etc.
  • custos variáveis — como o próprio nome sugere, são gastos que sofrem variação e podem oscilar de acordo com o número de atendimentos ou de visitas. Exemplos: medicamentos, papelaria, equipamentos para coleta de sangue ou de proteção, descartáveis usados nos procedimentos, entre outros.

Entendendo a categoria de cada despesa e do seu impacto no trabalho, é possível ter uma visão clara dos gargalos e saber quais custos podem ser reduzidos com mudanças de hábitos ou novos fornecedores, por exemplo, sem que isso afete a qualidade dos serviços.

2.2. Otimize os processos da clínica médica

A automação de processos pode eliminar tarefas repetitivas e tediosas que ocupam seus funcionários. Ao optar por soluções digitais capazes de otimizar o trabalho, é possível reduzir os custos com equipes ou aproveitar esses funcionários para exercer trabalhos que tragam mais impacto aos resultados da clínica.

Outro ponto importante a ser trabalhado é a gestão desses processos. Ao definir exatamente o que e como deve ser, o retrabalho é diminuído e as horas trabalhadas são melhor aproveitadas, além de outros benefícios, como:

  • tomada de decisões mais acertadas e em menos tempo;
  • análise de indicadores;
  • direcionamento do foco da equipe para o que é prioridade;
  • decisão de quais ferramentas merecem investimento;
  • redução de tempo e dinheiro empregados.

2.3. Adote alternativas sustentáveis

Alguns insumos são realmente descartáveis, e esse cuidado com a higiene está intimamente ligado às atividades realizadas por uma clínica médica. Mas outros pontos podem ser repensados e substituídos por alternativas mais sustentáveis que, além de diminuírem o impacto ao meio ambiente, promovem uma boa economia à empresa.

Um bom exemplo é o uso de copos descartáveis por recepcionistas e funcionários. Que tal propor a utilização de canecas ou garrafas individuais para o consumo de água e café? Também deve ser observado o uso indiscriminado de papel ― procure organizar processos que dependam o mínimo possível de impressões.

2.4. Alugue uma máquina de café

Ter uma máquina de café para servir os pacientes é um excelente investimento e ajuda a fidelizar os clientes da clínica. Porém, é possível oferecer essa cortesia gastando menos.

Em vez de comprar uma máquina, você pode optar por alugá-la, o que vai gerar um custo menor e ainda contar com os serviços de manutenção, caso o equipamento tenha algum problema.

Algumas opções permitem que o café seja oferecido gratuitamente e as outras bebidas pagas pelo paciente. Em outras, todas elas são fornecidas sem custo para os clientes. Ao final, é cobrado apenas o consumo do período, saindo muito mais barato do que a compra da máquina e dos insumos para o preparo da bebida.

2.5. Diminua as glosas na enfermagem

O termo glosa refere-se ao não pagamento pelos planos de saúde dos valores referentes a medicamentos, atendimentos, taxas ou materiais para as prestadoras de serviço, no caso, as clínicas.

As glosas na enfermagem são as que geram mais custos para os prestadores, por isso devem ser o principal foco de redução, diminuindo os gastos hospitalares em geral.

Para conseguir essa diminuição, algumas práticas podem ser adotadas:

  • preste atenção na digitação de procedimentos, materiais e medicamentos;
  • faça um registro adequado das guias de autorização;
  • tenha cuidado redobrado na checagem de medicamentos;
  • evite registros a lápis, procure dar preferência a sistemas digitalizados;
  • preencha detalhadamente cada procedimento no prontuário do paciente.

2.6. Defina protocolos assistenciais

Os protocolos assistenciais trazem uma direção muito clara sobre o que deve ser feito diante de cada situação, seja um problema simples, seja algo mais complexo. Esses modelos de decisão orientam os colaboradores e trazem uniformidade no modus operandi da empresa, auxiliando na construção de uma identidade e ajudando a economizar tempo e dinheiro.

Com a adoção desses protocolos, a clínica alcança alguns benefícios, como:

  • análise da fragilidade das equipes e no atendimento;
  • treinamentos para melhorar os serviços após a identificação dessas fragilidades, a fim de mitigar o problema;
  • diminuição de falhas recorrentes, como clientes agendados para o mesmo horário ou longo tempo na sala de espera.

Vale lembrar que os protocolos são orientações do que fazer, e não modelos rígidos que devem ser seguidos a todo custo. Eles devem ser adaptados de acordo com a situação e a necessidade da clínica.

2.7. Avalie os fornecedores

Você já revisou os valores pagos aos seus fornecedores, buscou alternativas mais baratas ou propôs melhores condições de pagamento? Muitas vezes, a empresa fica tão acostumada a trabalhar com determinado fornecedor que, com o tempo, ele deixa de ser a opção mais vantajosa e isso não chega a ser percebido pelo gestor.

Faça uma avaliação dos valores pagos por todos os materiais consumidos, desde equipamentos até produtos de limpeza. Procure negociar condições melhores ou até mesmo buscar alternativas no mercado. Certamente você encontrará opções mais baratas e com o mesmo nível de qualidade. Isso ajudará na redução de custos em clínica médica.

2.8. Substitua equipamentos antigos

A obsolescência da tecnologia é algo comum e que tende a ocorrer com o passar dos anos. Embora o investimento em equipamentos novos possa parecer um custo desnecessário a princípio (afinal, essas máquinas costumam ser caras), os benefícios podem ser observados ao longo do tempo.

Com a compra ou a locação de equipamentos mais modernos, é possível economizar energia elétrica, ter mais agilidade na realização de exames e no compartilhamento de informações e aumentar a precisão nos resultados. Máquinas modernas oferecem exames com mais qualidade e ajudam a passar uma imagem de uma clínica atual e alinhada às novas tecnologias.

2.9. Controle as finanças da sua clínica

Um controle preciso das finanças faz com que as contas sejam pagas em dia, evitando a cobrança de multas e de juros por atraso. Esses valores a mais podem fazer uma grande diferença no orçamento final da clínica.

A inadimplência também prejudica a gestão, pode comprometer o funcionamento do negócio ou até mesmo prejudicar a negociação com fornecedores de melhores condições de pagamento pelos insumos.

Outro detalhe importante é verificar a possibilidade de descontos caso essas contas sejam pagas com antecedência, gerando assim uma margem maior de economia.

Com o controle exato das contas e datas de pagamento, qualquer débito a mais na conta corrente pode ser detectado com facilidade e questionado com o gerente. Devemos lembrar que esse tipo de falha acontece e deve ser ressarcida.

2.10. Conscientize os colaboradores

Alguns comportamentos se tornam verdadeiros hábitos e podem impactar diretamente o acerto de contas da sua clínica. Por isso, é importante trabalhar a conscientização dos funcionários para que eles adotem práticas capazes de diminuir gastos arbitrários e gerar uma economia significativa.

Alguns exemplos que podem ser citados são: apagar as luzes de salas vazias, usar a água de maneira consciente, diminuir o desperdício de papéis para secar as mãos, entre outros pequenos hábitos que fazem uma grande diferença.

2.11. Aprimore a gestão de pessoas

Saber como administrar os funcionários pode fazer toda a diferença na etapa de redução de custos em clínica médica. Um processo seletivo custa caro, além de tomar um tempo precioso do RH.

Imagine todo esse investimento sendo perdido ao ver que a pessoa contratada ficou apenas dois ou três meses no cargo, seja por dificuldades na realização das tarefas, seja pela adaptação ao ambiente.

Por isso, é importante tomar as devidas providências para que os processos seletivos sejam bem realizados, avaliando as competências profissionais e as habilidades comportamentais necessárias para ocupar os cargos. Os funcionários que lidarão diretamente com o público precisam de características como empatia, paciência, boa comunicação, entre outros.

Outro detalhe importante é trabalhar aspectos motivadores que façam com que os colaboradores tenham uma dedicação maior em suas tarefas e sintam satisfação em trabalhar no local.

2.12. Terceirize serviços

Alguns serviços podem ser terceirizados com sucesso pela clínica, sem perda de qualidade, mas com grande impacto nas finanças.

Com essa mudança, não é preciso se preocupar com o pagamento de benefícios como 13° salário, FGTS, entre outros, nem mesmo fazer processos seletivos para substituir esses profissionais. Afinal, a empresa responsável faz a substituição quando o colaborador for desligado ou tiver um afastamento, cobrindo até mesmo os períodos de férias.

Os serviços de limpeza, manutenção e segurança são alguns que podem ser delegados para empresas especializadas com sucesso.

2.13. Organize o estoque

Um setor muitas vezes negligenciado pelas clínicas é o estoque, porém, quando bem administrado, pode fazer toda a diferença nas despesas da empresa.

Administrar corretamente o estoque ajuda a evitar o vencimento de insumos e auxilia o cálculo das quantidades necessárias por mês, diminuindo os desperdícios. Também propicia o uso mais inteligente do espaço de armazenamento, outro ponto que gera custos para a empresa e que nem sempre é levado em consideração durante o planejamento.

Pense, por exemplo, em quanto poderia economizar se precisasse de um espaço menor para estoque, diminuindo os gastos com aluguel ou liberando uma nova sala para procedimentos e atendimento.

2.14. Utilize a tecnologia

A tecnologia traz diversas ferramentas que ajudam não só na gestão financeira da clínica, mas no atendimento como um todo. Além de otimizar os processos, garante uma qualidade muito maior na prestação dos serviços, representando um pilar importante na construção de um relacionamento de confiança com o paciente.

Ela permite também uma melhor utilização da mão de obra e dos valores investidos em cada setor da clínica. Podemos classificar o uso da tecnologia de acordo com o propósito em que está sendo aplicado: gestão, prontuário eletrônico, agenda digital e sistema de gerenciamento de chamadas.

2.14.1. Softwares de gestão

A administração de uma clínica médica é um trabalho árduo e que envolve diversas diretrizes, que devem ser observadas para que o espaço funcione bem. São impostos, taxas, marketing, relacionamento com o cliente, obrigações com os funcionários, entre tantos outros aspectos.

Com um bom software de gestão, é possível otimizar diversas tarefas, centralizar e reunir dados, a fim de que esse trabalho seja facilitado, o diretor consiga administrar o negócio com bons resultados e ter tempo livre para cuidar de sua vida pessoal.

Apostar nessa funcionalidade pode fazer toda a diferença nas despesas da clínica, diminuindo erros e dando uma visão completa do negócio. Esse olhar holístico favorece a tomada de decisões e o corte de despesas de maneira consciente.

2.14.2. Prontuário eletrônico

Cada paciente tem seu histórico particular de doenças, procedimentos, exames e até mesmo alergias a determinados medicamentos ou doenças preexistentes.

Os prontuários de papel dificultam o controle do histórico do paciente e nem sempre estão disponíveis. Seu extravio pode configurar quebra de sigilo e prejudicar seriamente a clínica ou hospital.

Esse documento também precisa ser refeito a cada visita do paciente a um novo especialista, fazendo com que muitas informações sejam omitidas, estejam incompletas e até mesmo erradas.

Com o prontuário eletrônico, é possível indexar todos os exames, histórico e informações do paciente, além de manter uma boa acessibilidade e garantir a segurança dos dados registrados. Também permite um atendimento com mais qualidade e dispensa a necessidade de arquivamento de papéis, promovendo a redução de custos.

2.14.3. Agenda digital

Fica difícil pensar em uma agenda de papel como sistema eficiente para marcação e gestão de consultas. Dependendo do tamanho da clínica, esse método, na verdade, é uma porta aberta para erros e problemas com os pacientes.

Uma agenda digital é a solução ideal para que esse controle seja feito corretamente, com custo-benefício muito maior do que métodos analógicos ou até mesmo planilhas e aplicativos que não foram pensados para esse uso específico.

Um bom software é capaz de organizar não só as datas e horários, como os dados dos pacientes e o histórico de atendimentos. Quando integrado com uma plataforma eficiente de atendimento, ele possibilita o envio automático de SMS ou mensagens no WhatsApp lembrando a data da consulta ou o preparo necessário para a realização de exames.

Com isso, é possível garantir a frequência dos pacientes, evitando a perda de dinheiro por faltas e atrasos.

2.14.4. Sistema de gerenciamento de chamadas

Um sistema de gerenciamento de chamadas automatiza o atendimento, diminuindo a necessidade de atendentes para lidar com as demandas dos pacientes pelo telefone, além de diminuir as filas de espera e monitorar a disponibilidade desses profissionais.

Com isso, o paciente não precisa esperar muito tempo no telefone. Ainda tem qualidade na solução de dúvidas e problemas, aumentando a sua satisfação com a clínica e até mesmo indicando o lugar para outras pessoas.

O sistema também melhora a qualidade do atendimento, fornecendo informações importantes sobre data e horário de consultas e de exames sem precisar da interação humana. Permite o atendimento por vários canais, facilitando a interação entre paciente e clínica, além de possibilitar o uso de diversos canais, afinal, as pessoas usam meios como o WhatsApp, Instagram e outras redes sociais para se comunicar com as empresas.

Se houver chamadas perdidas, o sistema retorna imediatamente, aumentando a eficiência dos contatos.

Todos esses recursos estão disponíveis no sistema Escallo, que otimiza o atendimento da sua clínica e aumenta o nível de qualidade, dessa forma garantindo a satisfação e aumentando a fidelização dos pacientes. Ele ajuda na redução de custos com equipe, ligações para resolver problemas simples e até mesmo remarcação de consultas, além de oferecer relatórios que ajudam a ter uma visão completa dos processos e a identificar gargalos.

Com o Escallo, é possível ter uma gestão otimizada do atendimento e identificar pontos que podem ser melhorados para a redução de custos em clínica médica.

Neste post, apresentamos tudo o que você pode fazer para promover a redução de custos em clínica médica, sem abrir mão da qualidade no atendimento e até mesmo criando recursos para fidelizar seus pacientes.

Que tal começar cuidando do atendimento? Entre em contato conosco, conheça o Escallo e saiba como o nosso sistema pode ajudar na prática!

Praticas para gerenciar sua clínica
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