Como garantir que sua empresa ofereça qualidade no atendimento ao cliente?

Qualidade no Atendimento
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O desafio de oferecer qualidade no atendimento ao cliente é comum a todas as empresas. Entretanto, alguns segmentos são mais complexos e exigem cuidados com as ações de fidelização daquele que é um dos principais responsáveis pelo sucesso do seu negócio.

O mau atendimento gera insatisfação e um risco iminente de perda da clientela. Esse é um dos piores reflexos que uma gestão pode sofrer se não se preocupar em ter uma equipe bem preparada e capacitada para superar as expectativas dos seus clientes.

Neste post vamos fazer uma análise de como as empresas e suas estratégias podem assegurar a qualidade no atendimento ao cliente. Continue a leitura e confira o passo a passo para garantir excelência na hora de relacionar com os seus clientes!

Uma boa reputação nasce da qualidade no atendimento ao cliente

Se você deseja uma boa imagem para o seu negócio, saiba que é preciso não apenas construí-la, mas zelar por ela. O processo de fidelização é longo e envolve o antes, o durante e o depois de um atendimento.

São muitos os critérios que um cliente avalia para se manter vinculado a uma empresa e que vão além do negócio. Mesmo com produtos e serviços de excelência, a humanização e a empatia têm lugar cativo na preferência de muitas pessoas.

Por isso, a equipe deve estar sintonizada e oferecer o mesmo atendimento a todos os clientes, sem distinção, ou seja, demonstrar interesse genuíno e ouvir atentamente, independentemente do grau de necessidade.

É importante que os atendentes e demais profissionais que lidam com o cliente, à distância ou pessoalmente, tenham a sensibilidade de compreender a dimensão de um problema na vida de cada pessoa — o que parece pequeno para uns, pode ser grandioso e incômodo para outros.

Passo a passo para garantir que os clientes sejam atendidos com qualidade

O mundo corporativo vive e sobrevive de estratégias, por isso, a qualidade no atendimento ao cliente deve ser usada pela gestão como um instrumento estratégico, incorporado às ações diárias, como parte fundamental do plano de negócio.

Assim, quando surgirem dificuldades, oscilações econômicas ou concorrência acirrada, seus clientes manterão o posicionamento, certos de que sua empresa encontrará meios de não desfazer a parceria.

Trouxemos alguns passos que você pode seguir para elevar o nível de qualidade no atendimento ao cliente e aumentar a visibilidade da sua empresa!

Tenha uma equipe capacitada

Ao orientar, capacitar e treinar a equipe da sua empresa, entre operacionais e estratégicos, você criará um time padronizado e pronto para atender a todos os tipos de clientes, com as mais diversas necessidades.

Cuide para ter uma equipe proativa, engajada e motivada, que conheça bem o negócio. Um funcionário desmotivado pode contaminar os demais, comprometendo o desempenho de todos e a imagem da empresa.

As novidades não param de chegar no mercado e a cada vez que algum tipo de serviço ou método for incorporado à empresa, a equipe deve ser atualizada e preparada para esclarecer as dúvidas dos clientes.

É fundamental colocar tanto os clientes, quanto os colaboradores, no centro do negócio e atribuir a eles, cada um de acordo com os objetivos da empresa, a importância sobre os resultados alcançados.

Meça a satisfação dos seus clientes atuais

Por mais que você esteja preocupado em atrair e converter novos clientes, não deixe de saber como se sentem os atuais. Eles são responsáveis por uma fatia significativa da rentabilidade da sua empresa, afinal, se permanecem é porque levam a fidelização a sério.

A pesquisa de satisfação deve englobar a percepção do cliente em relação ao atendimento e serviços, comparados às expectativas geradas e tempo de relacionamento com a sua empresa.

Estipule processos claros

A clareza dos processos pode aumentar a confiança dos clientes na sua empresa. Sabendo como a empresa funciona e trata o uso de dados e informações, sobretudo confidenciais, tende a fortalecer o sentimento de segurança.

Dê atenção especial ao tempo de atendimento e resposta para solicitações que demandam agilidade no fluxo para tomar decisões ou dar continuidade a um procedimento — o cliente pode associar a demora à falta de qualidade no atendimento.

Monitore todo o fluxo de atendimento

Ao medir a satisfação, você vai entender toda a trajetória percorrida pelo cliente em seu período de atendimento. Com um monitoramento adequado desse fluxo, você pode implementar novos serviços ou alterar o formato se perceber a queda na qualidade na visão do público que sua empresa atende.

Invista em tecnologia

É difícil, na atualidade, pensar em qualidade no atendimento ao cliente sem o uso de recursos tecnológicos que sirvam para otimizar a rotina e oferecer uma experiência mais rica e diferenciada ao público da empresa.

Com a automatização é possível tornar o atendimento mais ágil, dinâmico, prático e eficiente, entregando valor junto com os serviços ou produtos da empresa.  A tecnologia pode ser usada para eliminar a morosidade dos processos manuais e reduzir a incidência de erros.

Os benefícios de um sistema de atendimento a favor da excelência

Com um sistema de atendimento, o cliente não ficará sem resposta, terá mais autonomia para resolver seus problemas e contará com um suporte padronizado, em que o foco será sempre melhorar a qualidade e satisfação na entrega.

A qualidade no atendimento ao cliente não será a mesma depois que você puder fazer alguns controles e tomar decisões imediatas. Alguns benefícios podem ser percebidos de imediato, depois que a tecnologia entrar no circuito.

Otimização e automatização da pesquisa de satisfação com clientes

Realizar uma pesquisa automática e sem interferências confere maior confiabilidade ao processo de medição da satisfação dos clientes. Os indicadores utilizados para dar vazão às perguntas conduzem a pesquisa para o que a gestão deseja apurar, direcionando a ações preventivas ou corretivas de atendimento.

Disponibilização de diversos tipos de relatórios

Os relatórios produzem informações importantes, usadas para acompanhar todo o fluxo do atendimento. Dados como quantidade de atendimentos efetivados, índices de no-show, chamadas perdidas e reclamações, são relevantes para mensurar onde a empresa está acertando ou errando em seu atendimento.

Facilidade de monitoramento dos colaboradores

A equipe de atendimento é fundamental para o sucesso do departamento. A qualidade no atendimento ao cliente só acontece se os colaboradores forem comprometidos com a empresa, engajados e empenhados em proporcionar aos clientes soluções práticas e definitivas.

A qualidade no atendimento ao cliente depende de diversas ações conjuntas, que envolvem as pessoas e os processos. Ter o apoio da tecnologia é um dos pontos mais importantes para uma gestão mais completa e uma visão ampliada de todo o processo.

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