O que você precisa saber sobre capacidade de atendimento da sua equipe?

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Ao cogitar o aumento da capacidade de atendimento da sua equipe, é inevitável não pensar nos gastos que esse tipo de estratégia acarreta. Entretanto, é possível dar esse passo sem causar grande impacto nas finanças.

Primeiramente, é fundamental entender onde estão os gargalos e como ter uma equipe eficiente. Do treinamento ao uso de um software de gestão, diversos recursos podem ser utilizados para obter melhores resultados.

Neste post, vamos falar da importância de acompanhar o trabalho da equipe e compreender o que pode ser melhorado. Continue lendo e veja dicas de como melhorar a performance do time de atendimento com a ajuda de um sistema!

Por que é tão importante acompanhar o trabalho da equipe de atendimento?

O acompanhamento é um princípio básico da gestão quando o assunto é o desempenho da equipe responsável pelo atendimento. Afinal, não adianta ter produtos ou serviços de qualidade se o relacionamento com os clientes não estiver no mesmo nível.

Embora o gestor não esteja presente em todas as chamadas, existem formas de saber como os colaboradores interagem com o público. Seja pela gravação das chamadas, seja pelos relatórios gerenciais, é possível coletar dados e informações que gerem indicadores.

Com os resultados, você pode identificar os principais obstáculos ou dificuldades e ter ideias para correção das falhas. A eficiência e a produtividade caminham juntas, logo, é essencial cuidar para que a equipe seja capaz de corresponder às expectativas tanto dos clientes quanto da empresa.

Por outro lado, é importante observar também as necessidades dos colaboradores, procurando motivar, ao máximo, para que eles se sintam pertencentes e engajados. Os profissionais satisfeitos são mais dedicados ao trabalho e, consequentemente, mais produtivos.

Como um software de gestão pode aumentar a capacidade de atendimento da sua equipe?

Faz tempo que a tecnologia vem transformando o modo como as empresas se relacionam com o seu público — consumidores e clientes —, e um sistema especializado pode ser a chave do sucesso do atendimento.

Com um software de gestão, diversos processos podem ser automatizados para estimular o aumento da capacidade de atendimento da sua equipe, sem um impacto negativo no orçamento.

Entretanto, é preciso enxergar a solução tecnológica como investimento de custo-benefício de médio e longo prazos, em que as vantagens predominam, a julgar pela modernidade e inovação que imprimem ao negócio.

Mas de que forma um software de gestão pode mesmo ajudar, e como o gestor consegue tornar a equipe mais eficiente? Com ele é possível:

  • acompanhar em tempo real o número de pessoas atendidas por cada operador simultaneamente;
  • verificar os horários de pausa de cada atendente, evitando que todos saiam ao mesmo tempo;
  • identificar o período de pico de ligação para alocar colaboradores, caso seja necessário.

Ainda pensando em um software de gestão, como aproveitar as funcionalidades da solução para aumentar ainda mais essa capacidade? Trouxemos algumas dicas do que você pode implementar na sua empresa!

Automatizar os processos

Além de criar uma imagem modernizada da empresa, a automatização torna os processos mais otimizados e organizados. Dentro de um sistema é possível manter o cadastro e informações de cada cliente atualizado.

O histórico das conversas pode ser armazenado em um mesmo espaço para facilitar e agilizar a busca de informações durante o atendimento, o que aumenta, naturalmente, a eficiência da equipe de atendimento.

Essa é uma estratégia que reduz o Tempo Médio de Atendimento (TMA) da sua empresa, sem perder a qualidade em cada interação, o que pode deixar o consumidor ou cliente mais satisfeito e disposto a continuar mantendo o contato e fazendo negócios.

Oferecer o atendimento multicanal

A disponibilidade de múltiplos canais, para que os clientes entrem em contato com a empresa por onde acharem mais apropriado, é um ganho na capacidade de atendimento da sua equipe, sem grandes esforços financeiros.

Da central telefônica ao chat web ou WhatsApp, são recursos que, centralizados em uma única plataforma, aumentam a capacidade produtiva. O chatbot, por exemplo, pode absorver boa parte do atendimento ao executar ações automatizadas, sem a necessidade de intervenção de um agente humano.

Ao concentrar os históricos de chamadas em um mesmo ambiente da plataforma, não importa por onde o público entre em contato. As informações estarão registradas para acesso de todos da equipe, ou seja, qualquer atendente que pegar a chamada dará continuidade ao atendimento.

Treinar a equipe

Se você deseja aumentar a capacidade de atendimento da sua equipe, precisa oferecer treinamento e capacitação contínuos. É crucial que todos estejam alinhados e preparados para proporcionar uma experiência única e diferenciada aos clientes. 

A padronização é fruto de uma conscientização da importância de um bom atendimento. Reunir a equipe regularmente e lembrar a todos sobre o quanto o trabalho de um atendente gera impacto na empresa valoriza as competências e habilidades, além de estimular o aspecto motivacional.

Um time bem treinado reconhece a sua capacidade de atendimento e se propõe a aumentar a eficiência de modo automático. Para isso, cada atendente deve conhecer a fundo os processos e saber utilizar os recursos e funcionalidades de um sistema automatizado.

Lembre-se de que eficiência e produtividade não se conquistam da noite para o dia. É preciso envolver as pessoas, torná-las especiais e facilitar continuamente a sua rotina. Assim, a capacidade de atendimento da sua equipe está diretamente ligada às condições e ferramentas de trabalho que você pode e deve oferecer, sobretudo, sem mexer no orçamento.

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