Saiba como desenvolver uma gestão otimizada na sua empresa

Você já parou para pensar por que, atualmente, tantas empresas conseguem se consolidar no mercado e brigar com grandes marcas mesmo não tendo a mesma estrutura e capacidade de investimento?

O motivo é uma gestão otimizada na transformação digital. A capacidade de oferecer um serviço atraente e de qualidade, com boas ideias e muita organização, vem atraindo mais clientes. Negócios que apostam apenas em volume e expansão ficaram no passado!

Quer entender um pouco mais sobre esse cenário e como você pode ser mais competitivo com o seu negócio, atendendo melhor e com eficiência? Então, acompanhe o artigo!

Gestão otimizada de negócios no cenário atual do mercado

Até algum tempo atrás, só havia uma forma de crescer no mercado: expandindo o negócio. Isso envolvia investir mais, aumentar o espaço da empresa, contratar mais funcionários, entre tantos outros fatores. Tudo mudou drasticamente quando a tecnologia começou a permitir que os negócios focassem na eficiência para atender mais e melhor.

Hoje, uma gestão otimizada significa aproveitar ao máximo os recursos necessários para simplificar o trabalho dentro da empresa e, assim, poder converter clientes com mais frequência, atendê-los melhor e até cobrar preços mais competitivos.

Quem atua com atendimento na área da saúde em centrais de agendamento, por exemplo, consegue facilitar a marcação de consultas e aprimorar o acompanhamento dos clientes (favorecendo a fidelização) — além de realizar um atendimento mais rápido e que agrega mais valor à experiência do cliente.

E essa é a grande diferença para uma nova era do mercado: encurtar o caminho entre público e marca em vez de apostar no volume.

Benefícios de uma gestão otimizada

Para que você entenda melhor essa relação entre gestão otimizada e sucesso de um negócio, é mais fácil mostrar na prática de sua rotina como ela contribui. Para isso, listamos as vantagens mais aparentes e que mais impactam em empresas quando seus gestores investem em otimização. Confira!

Redução de custos

Este é o ganho mais direto para os negócios que otimizam sua gestão e sua operação. A ideia é que a utilização de tecnologia e reformulação de processos internos tornem todas as rotinas, etapas, tarefas e interações mais simples de serem executadas.

O resultado é ganho de tempo e economia de dinheiro. A gestão otimizada tem em seu foco a máxima infalível de fazer mais, gastando menos.

Mais capacidade de atendimento

Quem simplifica as operações encurta caminhos. Um dos focos da gestão otimizada é automatizar tarefas e processos para diminuir a carga de trabalhos manuais que pesam no dia a dia dos colaboradores.

Sem essa preocupação, a empresa atende com mais agilidade, consegue melhorar o acompanhamento de vários contatos simultaneamente e, consequentemente, aumenta a capacidade de converter clientes.

Melhora na qualidade do trabalho

Quando profissionais têm menos perturbações e complicações para trabalhar, sempre focarão mais na qualidade do que estão fazendo. Empresas otimizadas atendem melhor. Se for uma indústria, produzirá melhor e desperdiçará menos. Se for uma empresa terceirizada, organizará melhor suas responsabilidades.

No caso das clínicas médicas, a gestão será mais focada na inteligência e otimização de processos. Isso permite mais personalização e agilidade na marcação de consultas, menos erros que causem prejuízos e problema de imagem para a empresa e até o uso de indicadores para definir estrategicamente os procedimentos mais rentáveis — aumentando a lucratividade. A melhoria da qualidade do trabalho, nesse sentido, significa melhor atendimento e preços mais competitivos.

Mais satisfação dos clientes

Pense nos cenários que apontamos. Qual cliente não quer ser melhor atendido ou receber produtos de mais qualidade? Se a gestão otimizada é capaz de melhorar esses aspectos em uma empresa, isso se torna imediatamente uma vantagem competitiva.

Clientes satisfeitos se tornam fidelizados e divulgam a marca espontaneamente. Nesse novo momento do mercado, em que o engajamento do público é mais importante que o seu tamanho, você cria a base perfeita para se consolidar e crescer.

Dicas para otimizar a gestão na sua empresa

Depois de listar esses benefícios de investir na otimização, qualquer pessoa fica empolgada para fazer o mesmo em sua empresa. A pergunta que fica é: por onde começar?

Não existe fórmula definitiva. Isso dependerá do tipo de negócio, do tamanho e da capacidade de investimento que tem. Entre essas diferenças, algumas ações são universais e podem guiar o seu caminho para uma gestão mais eficiente. Descubra abaixo!

Digitalize o negócio

Há cada vez menos espaço no mercado para empresas que utilizam planilhas físicas e processos manuais de gestão. A digitalização é o primeiro passo para possibilitar todos os outros que levem a uma rotina otimizada.

Estamos falando de tudo: digitalizar documentos, relatórios, contratos, registros e outros. Esse esforço permite acesso rápido a informações, indexação e estruturação de dados, além de melhorar o atendimento.

Nesse sentido, inclusive, é importante dar foco à digitalização do contato com pacientes, como registro das ligações, informações fornecidas e até a avaliação do processo. Ter esses dados disponíveis em um sistema digitalizado facilita muito na hora de analisar a evolução do atendimento e tomar decisões de novas estratégias de relacionamento baseadas nesses resultados.

Simplifique processos

Quanto menos burocracia uma empresa tem, mais eficiente ela é. Cortar burocracia exige investimento em tecnologia e restruturação de processos. Assim, você encurta caminhos e aumenta a produtividade geral do negócio.

Podemos usar o próprio atendimento ao cliente como exemplo dessa simplificação. Um sistema automatizado é capaz de cortar a burocracia de enviar manualmente o preparo para o paciente, além de ligar de volta e restabelecer a comunicação assim que uma ligação cair.

Colete e utilize dados nas decisões de negócio

Uma parte importante da otimização da gestão é tomar decisões rápidas e se adequar às mudança de demanda do público ou de cenário de mercado. Essa capacidade de se adaptar é a grande vantagem competitiva contra concorrentes maiores.

Portanto, invista em soluções para coletar dados de negócio, de satisfação do cliente, de benchmark da concorrência. Use esses dados para entender o cenário atual e prever o que pode vir no futuro. Quem tem otimização age mais rápido e quem consegue agir perante uma novidade de atendimento ou operação pode se tornar referência no setor.

Ferramentas que podem ajudar na gestão

Existe alguma ferramenta que possa auxiliar nesse processo? A resposta é sim! Separamos alguns exemplos em aspectos específicos que podem trabalhar em conjunto para alcançar o melhor resultado possível. Veja!

Metodologias de gestão

As metodologias e frameworks são estruturas de planejamento e execução empresarial já pré-estabelecidas e testadas. A ideia é que cada negócio pegue essa base e crie a partir dela sua organização operacional.

Os mapas mentais, por exemplo, podem ajudar incluir a insights de inovação e ideias criativas para ser mais eficiente no atendimento. Modelos como o Business Model Canvas pode auxiliar na estruturação dessa otimização, definindo metas, motivos, custos, etapas etc.

Existem também algumas ferramentas que desenham e gerenciam esses modelos para você. Um exemplo nesse sentido é o Trello, uma solução para organizar fluxos de produtividade e delegar tarefas de forma assíncrona para todos os departamentos do negócio.

Ferramentas de gestão de time

Para o dia a dia, existem soluções tecnológicas muito boas para unir e alinhar o seu time — não importa o tamanho e a variedade de funções. São ferramentas como o Slack ou o Teams da Microsoft, que oferecem diversas vantagens ao funcionarem ao mesmo tempo como canal de comunicação, estruturação de tarefas e discussão para tomadas de decisões mais rápidas.

As pessoas têm papel fundamental na otimização de processos. Quanto mais produtivas, dispostas e integradas elas estiverem dentro da rotina da empresa, mais conseguem transformar o seu talento em soluções práticas para o negócio. O resultado positivo é certeiro!

Sistemas de gestão empresarial

Os ERPs (Enterprise Resource Planning), também conhecidos como sistemas de gestão empresarial, são plataformas completas para centralizar e analisar dados de negócio, como indicadores de performance e informações financeiras.

São soluções mais abrangentes, que funcionam para qualquer tipo de negócio e abraçam todas as outras ferramentas, criando um ambiente único de administração.

Ferramentas de relacionamento com o cliente

Principalmente nas empresas que lidam com atendimento ao cliente, é interessante otimizar essa área também. Aqui entram várias soluções diferentes, como sistemas CRM (Customer Relationship Management), ferramentas de comunicação e canais de relacionamento.

Importância de otimizar o atendimento para ter sucesso

Este último tópico é tão importante para qualquer tipo de negócio que queremos terminar reforçando o seguinte ponto: otimização no atendimento ao cliente é a chave para a competitividade nesse novo cenário de transformação digital.

Quando a empresa oferece ao seu público um relacionamento mais próximo, com agendamentos rápidos, resolução imediata de problemas e acompanhamento mais significativo, ela cria uma conexão difícil de ser quebrada entre o cliente e a marca.

Afinal, quando o cliente é bem atendido e fica satisfeito, ele sempre volta. Além de encantar prontamente, a empresa que investe em soluções de atendimento eficientes e personalizadas converte e fideliza com muita facilidade.

Nós sabemos bem disso! Por isso, a Futurotec investe e desenvolve soluções focadas nesse segmento. O Escallo, por exemplo, é uma solução completa de atendimento multicanal para clínicas, que fornece todo o suporte tecnológico para simplificar e descomplicar esses processos.

Se a gestão otimizada é uma busca necessária para o futuro, você precisa focar primeiro nos pontos que impactarão mais profundamente o sucesso do negócio. Para clínicas médicas, odontológicas e drogarias, o atendimento é o melhor lugar para começar.

O que você acha de iniciar esse processo agora mesmo? Entre em contato e conheça o que a solução Escallo pode fazer pela otimização da sua central de atendimento!