Gestão de equipe: como gerenciar seu time em tempos de crise?

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A gestão de equipe ganhou um novo capítulo nos últimos tempos. Com uma crise mundial por causa do alastramento do coronavírus, muitas empresas foram obrigadas a estabelecer o home office para seus colaboradores, reduzir carga horária de trabalho ou, infelizmente, suas folhas de pagamento.

Essa pandemia, no entanto, não atingiu apenas o mundo corporativo, mas também, outros segmentos da sociedade. Assim, os profissionais que foram trabalhar em casa se viram impedidos de sair, seus filhos tiveram as aulas suspensas e o pânico fez com que alguns produtos sumissem das pratilheiras dos supermercados.

A reflexão imediata, é: o quanto esse panorama afeta a produtividade, a criatividade e o foco da sua equipe? Neste post, trouxemos a temática da gestão de equipes em um período de crises para tratar dessas questões.

É claro que é importante discutir a economia, a melhoria do sistema de saúde e os hábitos de consumo da sociedade, mas as relações de trabalho também não serão mais as mesmas. Então, como garantir que elas produzam os resultados esperados, ainda que à distância, e como se preparar para as etapas seguintes? Vamos ponderar sobre esses pontos, respondendo os seguintes questionamentos:

  • Qual a importância da gestão de equipe em tempos de crise?
  • Quais as melhores estratégias para gerenciamento de equipes nesses cenários?
  • Como garantir uma boa performance do time em tempos de crise?
  • Como a tecnologia pode ajudar nos processos e comunicação?
  • Como cuidar da saúde mental e física dos seus colaboradores?

Tais questões são aplicáveis em qualquer situação extrema, e também para o momento seguinte às crises, onde a empresa precisa restabelecer seu foco de crescimento, não é mesmo? Então, boa leitura!

Qual é a importância da gestão de equipe em tempos de crise?

Precisamos considerar, inicialmente, que o objetivo da gestão de equipe é o desenvolvimento dos recursos humanos da organização para que eles sejam capazes de atuar no máximo de suas performances profissionais. Assim, um conjunto de práticas e estratégias são elaboradas para capacitar, motivar e reter talentos na organização.

A gestão de pessoas tem cinco pilares fundamentais, sendo eles:

  • motivação, que são os incentivos legais e extras, que fazem com que os profissionais trabalhem com qualidade e performance. É o caso de salário, manutenção do emprego, premiações, benefícios de saúde, entretenimento, remunerações variáveis, etc
  • comunicação entre colaboradores e líderes, de forma transparente, objetiva e sem favorecimentos hierárquicos, fazendo com que todos tenham senso de pertencimento, sintam-se ouvidos e recebam informações e feedbacks de forma construtiva;
  • trabalho em equipe, que é a criação de espaços, canais e ambientes que favoreçam o relacionamento produtivo entre todos os colaboradores da empresa;
  • conhecimento e competência, que é o foco da gestão de equipe para o compartilhamento de experiências, mentoria, avaliação de desempenho e outras ferramentas que ajudem no desenvolvimento de talentos profissionais dentro da organização;
  • treinamento e desenvolvimento, é o pilar que usa como referência todos os aspectos anteriores e cria canais de treinamento e motivação para que os colaboradores estejam prontos para a execução de suas atribuições no maior nível de qualidade e produtividade.

Mesmo com uma boa gestão desses cinco pilares, a empresa e seus líderes ainda precisam lidar com desafios comuns do cotidiano, como conflito entre setores ou colegas de trabalho. Em situações de crise, no entanto, esses desafios tornam-se ainda maiores.

Afinal de contas, o ambiente corporativo se mistura com questões domésticas, e a proximidade entre gestor e equipe, que antes era uma das principais ferramentas para seu sucesso, deixa de existir. Então, repetindo o questionamento, qual a importância da gestão de equipe em um cenário de crise?

A resposta é a reformulação de soluções para cada um desses pilares. Ou seja, o gestor e a empresa devem criar processos, canais e regras que sejam adequados para a nova dinâmica de trabalho, sem deixar que isso comprometa os resultados esperados.

Mas como isso pode ser feito? Usando algumas estratégias que mantêm o foco nos pilares da gestão de equipe. Vejamos algumas delas.

Quais as estratégias para gerenciamento de colaboradores nessas situações?

Órgãos de saúde e entidades governamentais recomendam o isolamento social, pedem que as pessoas evitem sair de casa e se aglomerem. Tudo isso para que o contágio da COVID-19 seja gerenciado e não sobrecarregue os hospitais e unidades médicas.

Com isso, aquelas empresas com atividades não essenciais para a sociedade e que podem ser executadas remotamente devem seguir essas diretrizes, seja para estar em dia com as determinações governamentais, seja para cuidar de seus colaboradores. Mas como isso pode ser feito na prática?

Adotar home office

A adoção do trabalho remoto, também conhecido como home office, envolve mais do que a permissão para seus colaboradores trabalharem de casa. Aspectos legais, por exemplo, também devem ser observados se não estiverem previstos em contrato, usando para isso, uma complementação ou aditamento que registre o consentimento das duas partes — empresa e colaborador.

Outro ponto também são os equipamentos necessários para a atividade. É preciso que haja uma negociação sobre quais ferramentas devem ser utilizadas. Se for o caso, a empresa pode fazer um empréstimo de seus notebooks para que os colaboradores se mantenham ativos.

Mas se forem utilizados softwares de alta performance armazenados na nuvem, por exemplo, dispositivos simples de uso doméstico e até mesmo os smartphones podem ser usados. O importante, sem dúvidas, é garantir que os colaboradores tenham uma infraestrutura mínima necessária para trabalhar em homeoffice.

Outras questões práticas são:

  • benefícios como o vale-refeição e alimentação não podem ser suspensos, mas, ajuda de custos com transportes, sim;
  • despesas com aumento do consumo de energia elétrica, internet e telefonia devem ser negociadas com os colaboradores;
  • a responsabilidade com as condições de trabalho ainda recai sobre o empregador, assim, ele precisa constantemente orientar seus colaboradores sobre doenças ocupacionais e outros agravos que essa modalidade de trabalho pode causar;
  • sigilo das informações deve ser uma preocupação das duas partes. Dessa maneira, os funcionários trabalhando remotamente devem assegurar que estão usando redes seguras, sistemas antivírus etc.;
  • a carga horária trabalhada também deve ser observada e os colaboradores devem estar disponíveis durante esse tempo para responder às demandas da empresa, seja por videoconferência, seja por conversas em redes sociais de mensagens instantâneas, emails, telefones ou, até mesmo, reuniões presenciais devidamente organizadas dentro dos parâmetros de segurança.

Com essas questões legais e estruturais resolvidas, a estratégia seguinte é garantir o clima organizacional, ainda que ele tenha que ser praticado à distância.

Manter a cultura e o clima organizacional

É muito importante entender e fazer com que o time assimile que a crise e as estratégias adotadas para lidar com ela são temporárias. Mas, ainda assim, enquanto a situação estiver em curso, todos precisarão se esforçar para manter a cultura e o padrão de qualidade da empresa em suas atividades.

Assim, o gestor e a empresa podem criar ações motivacionais e negociar com os colaboradores medidas que ajudem a passar por esse momento delicado, sem afetar a cultura da empresa.

Se alguns pontos como incentivo a inovação, foco na satisfação, atendimento ao cliente, valorização da sustentabilidade e meio ambiente forem parte da cultura da empresa, eles deverão ser preservados e adaptados à nova dinâmica.

Além disso, considerando o clima organizacional, criar grupos de trabalho, reuniões em videoconferências e outras soluções para aproximar o time também são medidas essenciais para o sucesso do trabalho remoto.

Fazer com que a cultura e o clima organizacional se mantenham, leva os colaboradores a continuar colocando a identidade da empresa em suas ações. Por consequência, ela chegará até os clientes finais.

Ser uma liderança ativa

Uma transição do trabalho dentro da organização para o homeoffice pode ou não causar impactos no desempenho dos colaboradores. Para impedir que isso aconteça, os líderes podem tomar a frente e agir de forma preventiva, conversando com seu time, entendendo suas necessidades e buscando soluções compatíveis com a realidade.

Citamos, no início deste post, o caso de colaboradores que estarão com seus filhos no mesmo ambiente de trabalho. Considerar a flexibilização da jornada, por exemplo, pode ser uma ação que antecipa e soluciona uma necessidade do funcionário, não é mesmo?

À medida que a adaptação for acontecendo, outras demandas podem surgir. Mais uma vez, a liderança ativa pode fazer com que a performance dos colaboradores não seja afetada.

Redefinir os processos dentro do negócio

Uma das características mais marcantes do trabalho remoto é que as interações entre colaboradores não acontecem em tempo real. Assim, os processos e execuções podem sofrer algumas adaptações.

Metodologias como o Scrum, que define uma ordem para as atividades e cria etapas de execução, podem ser úteis. Nesse caso, é feito o acompanhamento de um documento compartilhado entre os envolvidos para demonstrar o andamento das tarefas e quando cada um deles deve interceder.

Para empresas que usam softwares de gestão, essa não é uma preocupação. Afinal de contas, cada uma executará sua etapa do processo sem dificuldades.

Porém, aquelas que ainda usam parte ou processos integralmente manuais precisarão remodelar suas etapas. Isso pode aumentar o tempo de execução, por exemplo, ou gerar retrabalhos em virtude da falta de sincronia entre os setores. Por isso, aliás, a importância de um sistema para a gestão otimizada do negócio.

Reconhecer o trabalho em equipe diante das adversidades

Em um ambiente de trabalho compartilhado, ainda que não exista esse incentivo por parte da gestão, é comum que tenha competitividade e o reconhecimento mútuo da capacidade profissional. Além disso, muitas empresas usam canais físicos, como murais no contact center, corredores e canais digitais como sites internos e emails, para promover e parabenizar colaboradores que demonstrem performances diferenciadas.

Por outro lado, esses tipos de incentivos e interações não acontecem no ambiente remoto — muito pelo contrário. Com a ausência de outros colaboradores, muitos profissionais podem se desmotivar e não se sentir prestigiados.

Para que isso não aconteça, é essencial que o gestor e a empresa valorizem e destaquem aqueles profissionais que estejam trazendo bons resultados, tendo atitudes positivas e inovadoras. Mesmo que sejam exemplos de motivação, eles devem ser reconhecidos para engajar colaboradores daquele e demais setores.

Usar tecnologias para estreitar a comunicação

As relações profissionais não são restritas a gestor e colaborador. Afinal, em muitas empresas, eles interagem mais entre si do que com seus líderes. Assim, a gestão deve optar pelo conjunto de tecnologias que possa contribuir e otimizar essas conexões.

É preciso, portanto, escolher quais serão as tecnologias adotadas, orientações para seu uso, os cuidados com a segurança de dados, e também:

  • formatos de comunicação oficial claros, que não deixem margem para interpretações diferentes, evitando conversas paralelas e a propagação de comentários que possam deixar outros colaboradores inseguros;
  • objetivos dos comunicados e reuniões, garantindo que as interações sejam produtivas e não percam seu foco;
  • garantia do feedback e interações de todos os envolvidos, permitindo que tanto gestores quanto colaboradores possam expor suas ideias e receber avaliações.

Ou seja, como dentro das empresas, também é necessário estar atento à forma como os canais serão utilizados, evitando brincadeiras e outras ações que vão prejudicar o andamento das atividades, assim como é realizado na gestão da comunicação no atendimento ao cliente.

A falta de atenção que o ambiente doméstico pode causar, inclusive, é uma das grandes preocupações das empresas que adotam o modelo de trabalho remoto. Então, como garantir a produtividade? Temos algumas dicas, a seguir.

Como garantir a produtividade da equipe em tempos de crise?

Para quem nunca trabalhou remotamente, algumas rotinas podem ser estranhas, e a proximidade com o ambiente íntimo pode atrapalhar a produtividade. Por isso, os líderes devem entender que esse é um momento de orientação do time, e não de monitoramento e correção.

Estabeleça normas de trabalho

O primeiro passo básico é estabelecer as normas de trabalho, atribuições e resultados esperados, para que não seja necessário monitorar atitudes, carga horária e desempenho de cada membro da equipe,

Ou seja, é preciso fazer um planejamento de acordo com a nova dinâmica, seja para distribuir responsabilidades, seja para compartilhar as novas metas e prazos. Afinal, algumas empresas podem ter suas demandas reduzidas.

Criar, por exemplo, uma rotina de reuniões online, plataformas para compartilhamento de dados e prazos para as entregas das atividades vai ajudar a nortear os colaboradores e fazer com que cada um mantenha seu ritmo de trabalho, sem perder o foco.

Defina novas metas

Com parte das atividades paralisadas, com a economia em estado de atenção e com a nova condição de trabalho — que nem sempre permite a força total da equipe —, a definição de novas metas é algo a ser considerado.

Um time comercial, por exemplo, não pode buscar um volume de novos clientes que sua produção não possa atender, por estar trabalhando com um menor número de funcionários. Isso vai deixá-los insatisfeitos, pode gerar comentários ruins nas redes sociais e prejudicar a imagem da empresa.

Manter uma produção acima do que o mercado pode absorver nesse momento também pode gerar prejuízo para o negócio, especialmente, se os produtos tiverem certo nível de perecibilidade. Resumindo, é preciso considerar a situação de crise e as ferramentas de homeoffice que a equipe possui para determinar metas reais e factíveis para o momento.

Faça reuniões periódicas para o acompanhamento

Reuniões periódicas com o time vão garantir que os rumos do negócio sejam mantidos, além de trazer elementos motivacionais e humanos para o cotidiano dos colaboradores.

É preciso considerar que eles estavam habituados a ter relações humanas contínuas e, nessa situação, estão solitários em seus ambientes de trabalho. Com reuniões periódicas, além do acompanhamento das atividades, o líder também pode analisar a saúde e o equilíbrio emocional do time, o que é muito importante.

Como cuidar da saúde física e mental dos seus colaboradores?

Um dos pilares da gestão de equipe é a motivação — e ela está diretamente ligada à saúde mental e física dos colaboradores. Assim, algumas medidas devem ser adotadas em situações de crise.

Converse com sua equipe

A comunicação é essencial. Por ela, o gestor pode descobrir as dificuldades de cada colaborador do time, assim como expor as demandas da empresa. Manter o canal aberto permitirá que consequências críticas do isolamento social e da economia sejam tratadas por todos.

Ofereça suporte médico para colaboradores e familiares

Manter planos de saúde, sugerir conteúdos relevantes sobre recomendações e cuidados para evitar a contaminação e, até mesmo, fornecer recursos essenciais são formas de cuidado muito importantes com a equipe. Muitas empresas estão oferecendo álcool em gel 70% para seus colaboradores, por exemplo.

Fazer dinâmicas, usar jogos online e outras atividades de descontração também pode ajudar a aliviar o estresse que a crise esteja causando em todos.

O importante é que o suporte médico seja mantido para que os colaboradores e familiares percebam que são importantes para a empresa, não só por sua contribuição profissional, mas também como pessoas. O sentimento de pertencimento, acolhimento e apoio mútuo é fundamental para fortalecer as relações de trabalho.

Incentive a prática de atividades físicas em casa

Também é importante lembrar que os funcionários em homeoffice ainda são responsabilidade da empresa. Portanto, é preciso garantir que estejam trabalhando em ambientes saudáveis, arejados e ergonômicos.

Além disso, recomendar atividades físicas durante os intervalos pode ajudar a lidar com o estresse do momento e evitar doenças ocupacionais. A atividade física ajuda a liberar hormônios que promovem o relaxamento muscular, na circulação e batimentos cardíacos, trazendo satisfação.

São momentos também que promovem descontração, o que pode ser muito importante para a saúde mental dos colaboradores.

Disponibilize serviços de terapia online

Algumas plataformas online oferecem aconselhamentos terapêuticos que podem ajudar seu time. Elas podem ser contratadas e recomendadas pelas empresas para que seus colaboradores tratem seus receios e temores com o momento.

Crie ações sociais de impacto

A gestão de equipe também deve estar atenta ao papel da empresa na sociedade. Em crises como a pandemia do novo coronavírus, percebemos algumas ações de empresas para ajudar no combate à COVID-19.

Além do auxílio para a sociedade, essa é uma atitude que também engaja os colaboradores, demonstra que a empresa tem responsabilidade social. É uma forma de fortalecer a imagem do negócio, muito embora essa não seja a intenção, e fazer com que seus colaboradores tenham orgulho de fazer parte da instituição.

Ofereça treinamentos remotos

O distanciamento social também pode ser um bom momento para a capacitação e o desenvolvimento dos colaboradores. Afinal, os escritórios estão fechados e os clientes com receio de negociar. Assim, o tempo pode ser utilizado para o aprendizado.

Muitas empresas têm universidades e plataformas de ensino que seus funcionários podem acessar remotamente. Várias iniciativas gratuitas de entidades renomadas de ensino a distância também estão sendo disponibilizadas por conteúdos com certificados de conclusão.

Uma análise das carências técnicas do time pode apontar em quais dessas frentes investir para, então, preparar a equipe para uma retomada do mercado mais intensa e eficiente depois da crise.

Como os profissionais podem ser afetados em crises?

A gestão de pessoas também deve considerar quais são os principais desafios e angústias de seus colaboradores para garantir que eles tenham um bom desempenho profissional. Questões econômicas relacionadas a despesas familiares, medo de perder o emprego, solidão no ambiente de trabalho, dificuldade em lidar com novas tecnologias e até para a concentração com o trabalho são muito comuns.

Os gestores de equipes devem apontar para seu time que tais problemas podem ser tratados internamente, que todos estão envolvidos na busca de soluções e que tais dificuldades não serão os motivos para um eventual desligamento.

Isso vai ajudar na percepção de valor, o que é uma forma de motivar muito eficaz nesses momentos de crise. Outra ação que a gestão de pessoas pode promover é o filtro de informações compartilhadas e consumidas pelos seus colaboradores.

Notícias, estatísticas negativas e posicionamentos políticos, nesses momentos, aumentam o estresse. Em vez disso, a empresa pode sugerir que seus colaboradores foquem suas atividades e busquem apenas os órgãos oficiais da saúde para se informar.

A forma como o mundo corporativo está reagindo à pandemia de coronavírus mostra que as tecnologias de comunicação e gestão adotadas nas empresas são ferramentas essenciais não só para seu crescimento, mas, principalmente, para sua sobrevivência.

Junto a elas, a gestão de pessoas está driblando os desafios e mostrando que existem outros caminhos para as relações de trabalho otimizadas. Mas esse cenário ainda vai mudar, não é mesmo? Novas demandas e circunstâncias podem surgir.

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