Aprenda a fazer um gerenciamento de tempo eficaz

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Para ter uma rotina organizada e produtiva, o gerenciamento de tempo é essencial e necessário. As atividades diárias demandam prazos, caso contrário, as pendências podem gerar transtornos, sobretudo, para os clientes.

O planejamento é a chave de sucesso para quem deseja aproveitar as horas de trabalho e chegar ao final do dia com a sensação de dever cumprido. Com os processos em ordem e cronograma de tarefas em mãos, será mais fácil gerir o tempo.

O objetivo deste post é falar da importância de um gerenciamento de tempo eficiente. Continue com a gente e veja como fazer a gestão das horas do dia e quais são os benefícios de organizar a jornada de trabalho!

A importância de saber fazer uma gestão de tempo eficiente

Existe um ditado que diz “tempo é dinheiro”, o que para as empresas faz todo o sentido. Enquanto em uma empresa a equipe pode procrastinar e atrasar suas entregas, na concorrência, o bom aproveitamento do tempo pode resultar em uma posição de vantagem no mercado.

O uso do tempo nas organizações é sinal de comprometimento, afinal, se existe um vínculo de trabalho com as horas previamente acordadas, nada mais justo do que dedicá-las à execução e conclusão das tarefas.

É fundamental que a gestão acompanhe o trabalho e o desempenho dos colaboradores de perto para assegurar uma administração eficaz do tempo. Equipes sem direcionamento podem ter dificuldades de gerir a rotina.

Benefícios do gerenciamento de tempo

Quanto mais organizados, melhor será o desempenho dos profissionais, atuando de forma independente ou em equipe. A gestão do tempo começa nas primeiras horas, ao sair para o trabalho e chegar na hora certa.

Quem consegue gerenciar o tempo será mais produtivo, menos cansado ou estressado, o que fortalece a construção de uma imagem profissional e destaque entre os outros colaboradores.

Aliás, esse pode ser um ótimo elemento motivacional — valorização dos colaboradores que utilizam bem o tempo, são organizados, focados no trabalho e produtivos, seja com elogios seja com bonificações.

Dicas e métodos para se organizar e empregar bem o tempo

Para conseguir se organizar, recomendamos a adoção de algumas práticas e métodos. Trouxemos umas ideias do que você pode utilizar para si e para a equipe e, dessa forma, estimular toda a empresa a fazer um gerenciamento de tempo mais eficiente.

Planejamento do dia seguinte

Um dos motivos que compromete o gerenciamento de tempo é chegar pela manhã e não saber ao certo quais são as atividades do dia. Deixar planejado desde o dia anterior vai ajudar a organizar as horas com início e fim de cada tarefa.

Elaboração de cronograma

Um bom cronograma de atividades vai ajudar as pessoas a não se perderem em meio a tantos processos. A ferramenta é uma das melhores alternativas para lembrar tudo o que precisa ser feito e o prazo para entrega.

O cronograma pode ser semanal, quinzenal ou até mensal, dependendo da estrutura da empresa, processos e projetos em andamento. O importante é concentrar todas as informações em um mesmo ambiente para que todos tenham acesso e saibam do andamento.

Definição de prioridades

No momento do planejamento de cada dia é possível identificar as prioridades. Dessa forma, nem você e nem a equipe perderão tempo com aquilo que não é importante. As prioridades devem obedecer a uma ordem de urgência com o envolvimento de outras pessoas e que sejam impactantes nos resultados.

Delegação de atividades

Se você é um gestor de grandes equipes, a administração do tempo é fator primordial para alcançar os resultados propostos. A melhor forma de gerenciamento de tempo é delegando as atividades.

Cada profissional, equipe ou departamento deve saber o que precisa ser feito e usar seus próprios meios de organização. Defina o quê, quando e como serão executadas as atividades, e monitore o rendimento.

Otimização do tempo da equipe

Quando falamos da otimização do tempo é que, no geral, se perde muito tempo com reuniões ou até mesmo planejamento. Apesar de serem necessários, é preciso usar o tempo a favor do negócio.

Isso quer dizer que os encontros devem seguir um roteiro enxuto, claro e objetivo. A eficiência e qualidade da operação depende dos colaboradores, por isso, tomar muito tempo das horas de trabalho pode afetar o desempenho.

Para um bom gerenciamento de tempo, sobretudo quando envolver projetos e delegação para as equipes, seja didático:

  • defina um horário para a reunião;
  • convoque apenas profissionais relevantes;
  • elabore uma pauta;
  • não fuja do conteúdo da pauta;
  • mantenha a fluidez na comunicação;
  • defina estratégias;
  • gere e distribua as ações;
  • registre o que foi definido na reunião;
  • encerre resumindo tudo o que foi discutido.

Técnicas e métodos

Algumas técnicas e métodos, específicas para gerenciamento de tempo, costumam ser bastante eficientes para quem tem dificuldades de organizar a rotina.

Técnica pomodoro

Criada por um italiano, a técnica pomodoro consiste em alinhar os fluxos de trabalho dividindo o tempo em blocos. Dessa forma definiu-se que, cada bloco “pomodoro” deve ter 25 minutos de total concentração e imersão nas atividades com 5 minutos de intervalo entre eles para descanso.

Lista de tarefas

Com a lista de tarefas funcionando como um checklist, as pessoas vão identificar com maior facilidade as tarefas executadas, as tarefas pendentes por um motivo mais forte e aquelas que ainda estão dentro do prazo de conclusão.

Método Getting Things Done (GTD)

Também chamado de “Fazer Acontecer”, no GTD o responsável pelas atividades deve estabelecer os objetivos, desenhar os passos que serão dados e filtrar apenas o necessário. Nesse método são usadas cinco etapas:

  • Recolher – anotação de todas as atividades que serão executadas;
  • Processar – detalhamento das etapas entre maiores e menores, prioritárias e menos urgentes;
  • Organizar – criação de um cronograma ou calendário para definição dos prazos;
  • Executar – etapa de execução conforme o cronograma;
  • Rever – checagem de conclusão e apontamento em caso de pendências ou falhas.

Uso de tecnologias

Muitas ferramentas tecnológicas servem como verdadeiro suporte no gerenciamento do tempo, pois são usadas para organizar as atividades de cada projeto. Não importa o segmento, empresas sempre terão processos e mais processos.

O trabalho manual demanda tempo, logo, as soluções tecnológicas, além de minimizar os riscos de erros e retrabalho, deixa os profissionais mais livres para se dedicarem a atividades mais importantes.

  • Google Agenda
  • Excel
  • Ms Project
  • Outlook
  • Evernote
  • Trello
  • Runrun.it
  • Software integrado de gestão

No início pode ser complicado colocar em prática qualquer uma dessas dicas, sobretudo se as pessoas na sua empresa não estão acostumadas a uma jornada cronometrada.

Entretanto, com o ganho de eficiência, o gerenciamento de tempo será um recurso incorporado à cultura da organização. Uma empresa organizada transmite a ideia de profissionalismo e confiança, características essenciais para chamar a atenção e fidelizar os clientes.

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