5 melhores dicas de como realizar o atendimento via WhatsApp

O atendimento via WhatsApp é mais um dos recursos que as empresas podem oferecer aos seus clientes como forma de otimizar e melhorar a comunicação, considerando o grande alcance e facilidade de respostas rápidas.

O aplicativo permite que as conversas simples e práticas fiquem registradas, arquivando o histórico de interação com os clientes para consultas futuras. Dificilmente existirá um cliente que não utilize a ferramenta no dia a dia.

Trouxemos, neste post, 5 dicas de como melhorar o atendimento utilizando o WhatsApp e por que é tão importante implementar na sua empresa. Continue lendo e saiba como ter mais eficiência com uma solução como esta!

Por que é importante oferecer o atendimento via WhatsApp?

A modernidade, continuamente, tem disponibilizado soluções e recursos virtuais para que as empresas tenham condições de realizar atendimentos mais ágeis. Mais do que uma ferramenta de interação social, o WhatsApp passou a ser um gerador de negócios.

Mesmo com a linha telefônica fixa ou móvel disponível, muitas pessoas preferem o contato online, pois o diálogo tende a ser direto e sem rodeios. O WhatsApp Business pode ter funcionalidades que, vinculadas a uma ferramenta de automação, possibilita maior abrangência de atendimento.

Da informação ao acompanhamento de possíveis reclamações, o atendimento via WhatsApp prioriza as etapas que sejam, de fato, importantes para o cliente, assegurando menor tempo de retorno e eliminação dos ruídos na comunicação.

Como realizar um atendimento eficiente?

O WhatsApp Business, como o próprio nome diz, tem um perfil corporativo, voltado para empresas que trabalham com atendimento diversificado de clientes. O primeiro passo é que o contato seja exclusivo da empresa e divulgado para todos os clientes.

Toda as equipes envolvidas devem utilizar abordagem e linguagem adequadas para que o cliente perceba um padrão, sem diferenciações ou preferências.

Algumas práticas adotadas na rotina de atendimento via WhatsApp vão ajudar a profissionalizar ainda mais o seu negócio. Veja nossas 5 melhores dicas para a utilização eficaz do aplicativo na sua empresa!

1. Evite mensagens em excesso

No geral, o cliente que opta pelo atendimento via WhatsApp deseja uma comunicação mais breve, com informações que sejam relevantes para ele e solucionem o seu problema.

A versão business é diferente da social, e o teor das mensagens deve desenvolver a conversa sem um prolongamento desnecessário ou fora de contexto. Tenha o cuidado de não exceder o limite permitido pelo cliente.

As mensagens só devem ser enviadas e replicadas a clientes que tenham autorizado o uso do canal, considerando a interação e as dúvidas que ainda não foram sanadas — existem regras que precisam ser seguidas para preservar a imagem da marca.

2. Tenha uma comunicação ágil e empática

Independentemente de o atendimento ser realizado por um agente humano ou pelo chatbot, a comunicação deve ser ágil. Conheça o perfil do cliente da sua empresa e utilize uma linguagem próxima, que compreenda suas necessidades.

A instantaneidade do atendimento via WhatsApp será crucial para fidelizar a comunicação por esse canal. Use a pessoalidade e personalização como estratégia, pois, do outro lado, o cliente se sentirá exclusivo e amparado.

3. Explore todos os recursos do WhatsApp Business

Antes de colocar a ferramenta para funcionar é preciso conhecer todas as suas funcionalidades para aproveitar ao máximo os recursos disponíveis.

A possibilidade de incluir o endereço do seu site com descrição e localização da empresa, além do horário de atendimento, não deixará o cliente sem um mínimo de atenção, mesmo quando não houver expediente e seu atendimento não for automatizado.

Outro recurso são as tags, que permitem criar categorias de clientes de acordo com a classificações definidas internamente. Durante a chamada, será mais fácil identificar um cliente e personalizar seu atendimento.

Logo no primeiro contato já dá para saber se é um cliente novo ou cadastrado. A resposta rápida é também uma função interessante se você achar viável criar mensagens prontas mais extensas e identificadas por palavras curtas.

Se você quer enviar uma mensagem de texto sobre agendamento como “Agende seu retorno via WhatsApp em horário comercial” e deseja que essa mensagem seja padrão, basta configurar e salvar como mensagem rápida com a palavra “Agendamento”, por exemplo.

Com as etiquetas de organização, estruturar as conversas realizadas no atendimento via WhatsApp pode ser mais fácil do que você imagina. Com elas, as urgências e prioridades ficam marcadas, facilitando a localização.

Você sabia que o WhatsApp Business emite relatórios estatísticos com informações sobre os atendimentos? Por meio de uma ferramenta de automação, você terá ainda mais facilidades e acesso a dados importantes, por exemplo, o número de mensagens enviadas que foram entregues e lidas pelos clientes. Você saberá também, por meio de relatório, quantos contatos foram recebidos em determinado período.

4. Mantenha as informações dos clientes organizadas

Crie e mantenha um banco de dados sobre os clientes de forma categorizada e organizada para facilitar todo o atendimento via WhatsApp. As informações devem estar centralizadas em um mesmo espaço para que sejam encontradas por todos os atendentes.

Durante o atendimento pode ser necessário buscar informações sobre procedimentos realizados meses antes. Demonstrar organização e controle sobre a jornada do cliente causará uma boa impressão e uma experiência diferenciada.

5. Utilize recursos automatizados

Um bom software de atendimento ao cliente pode ajudar na coleta de dados e transformação em informações relevantes para o negócio, com visão mais clara sobre as forças e fraquezas, oportunidades e ameaças em comparação ao mercado e concorrência.

A melhor forma de criar e acompanhar as métricas sobre o desempenho do atendimento via WhatsApp é atrelar o app a uma solução de automação que forneça capacidade ampla de gerenciamento.

Com a automação você pode parametrizar seus relatórios, realizar testes, analisar os resultados e encontrar alternativas mais interessantes para implementar na área de atendimento ou em toda a empresa.

O atendimento via WhatsApp Business é um diferencial que vale a pena implementar para ganhar vantagem competitiva. Analise bem as dicas que trouxemos, visualize a operação dos seus serviços e perceba como o atendimento pode ter um novo perfil.

Se você gostou do post e ficou interessado em contar com essa solução na sua empresa, saiba agora mesmo como automatizar o atendimento ao cliente via WhatsApp utilizando a plataforma Escallo!