5 práticas para melhorar seu atendimento via chat

Atendimento Via Chat
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O atendimento via chat é mais um recurso utilizado pelas empresas para agilizar o atendimento, reduzir as filas de espera e oferecer uma experiência agradável aos seus clientes. Por isso, é muito importante se atentar para as melhorias.

Oferecer um atendimento diferente da tradicional central telefônica requer qualidade. Para desenvolver um excelente atendimento via chat, os procedimentos internos devem estar alinhados aos objetivos do negócio e às necessidades dos clientes. 

Neste post você vai saber como funciona o atendimento via chat e como ele pode beneficiar seu negócio. Continue lendo para ver 5 dicas de como melhorar esse serviço para você adotar na sua empresa e deixar seus clientes satisfeitos!

Como funciona um atendimento via chat

O atendimento via chat é realizado pela internet, totalmente online. Quando o cliente entrar no site, lá encontrará um campo de contato com a empresa por meio do chat. O contato é feito por mensagens de texto, em tempo real, trocadas entre o agente, que pode ser humano ou virtual, e os usuários.

Como esse tipo de serviço pode beneficiar os negócios

No atendimento via chat o contato é imediato, ou seja, não deixa os clientes esperando para serem atendidos. Sua principal característica é de promover soluções rápidas para os problemas apresentados pelos usuários. 

O chat, no geral, mantém um registro de possíveis problemas e soluções, comuns aos usuários, para agilizar o atendimento. Com isso, benefícios como otimização do tempo, redução de custos e aumento da produtividade são facilmente percebidos.

Além de deixar o cliente mais satisfeito por ter seu problema resolvido em tempo recorde, a empresa pode melhorar sua imagem no mercado. Ao se tornar referência em qualidade de atendimento, a responsabilidade aumenta, por isso a importância de um acompanhamento constante. 

Outro aspecto de destaque é que os usuários assíduos da internet demonstram preferir o atendimento online, em vez de um contato telefônico. O chat proporciona uma comunicação direta e sem rodeios, o que agrada a um público acostumado com as interações virtuais.

Dessa forma, o atendimento via chat tende a despertar o interesse e preferência daqueles clientes com rotina atribulada e que têm pouco tempo disponível em horário comercial para outras atividades — a disponibilidade do chat 24h por dia, sete dias por semana, é uma estratégia interessante e vantajosa. 

5 dicas de como melhorar o atendimento via chat

É fundamental planejar ações, implementar estratégias de atendimento e monitorar o trabalho da equipe para ter a certeza de que o atendimento via chat está funcionando corretamente e que os clientes estão satisfeitos.

Confira dicas importantes de como oferecer um atendimento cada vez melhor pelo canal online!

1. Tenha cuidado com a linguagem

Como o contato via chat é todo realizado por mensagens de texto, é preciso ter cuidado com a linguagem e o tom da conversa. O padrão de escrita diz muito sobre como a empresa conduz seus processos.

Mantenha a cordialidade, com real interesse em resolver a dor do cliente ou usuário, utilizando palavras de ordem como “obrigado” e “por favor”. Defina um padrão e assegure que toda a equipe realize o atendimento da mesma maneira.

2. Seja empático

Colocar-se no lugar do cliente vai ajudar a compreender melhor suas necessidades e anseios. A empatia gera proximidade e uma troca saudável de informações com foco maior em soluções, em vez de problemas — a empatia mostra que a empresa de fato se importa com seus clientes.

3. Ofereça um atendimento humanizado e personalizado

A empatia traz junto a humanização e personalização do atendimento via chat. Embora o comportamento do consumidor tenha mudado e direcionado para o universo online, as conversas robóticas não são recomendadas.

Concentre os esforços em promover um atendimento que deixe o cliente à vontade para expor suas necessidades. Para isso, a linguagem formal e cheia de termos técnicos deve dar lugar a uma conversa mais leve, considerando o perfil do usuário para adequar a forma de atendimento.

4. Seja rápido nas respostas

Evite mensagens longas e evasivas para não tornar o atendimento cansativo e demorado. Respostas curtas e rápidas mantêm a atenção do cliente e a dinâmica da conversa.

A cada frase concluída, envie a mensagem e interaja com o cliente. Pode ser que ele mesmo descubra do que precisa a partir da resposta enviada pelo atendente. É essencial imprimir maior rapidez no tempo de resposta e evitar que o usuário abandone o chat antes de concluir o atendimento.

5. Tenha um sistema de atendimento

O atendimento via chat é mais um canal de contato com usuários e clientes. É importante ter um sistema unificado, que integre os outros canais e ofereça maior comodidade ao público da sua empresa.

Com um bom sistema integrado será possível atender via chat, telefone, WhatsApp, sempre no mesmo padrão, inclusive, com a possibilidade de iniciar o atendimento por um canal e concluir por outro, sem perder o histórico das conversas.

O atendimento via chat pode render bons resultados se você e toda a equipe de atendimento e suporte souberem explorar as potencialidades do canal ao mostrar total interesse em apresentar boas soluções a quem estiver do outro lado.

Seja para agendar um horário, tirar uma dúvida ou fazer uma reclamação, é essencial acolher o cliente e dar garantias de que a empresa se empenhará para resolver as questões com agilidade e excelência.

O atendimento via chat é um serviço que a cada dia se torna mais utilizado em empresas que desejam uma jornada agradável durante todo o tempo de relacionamento com seus clientes. Cuide para que a experiência seja enriquecedora e confiável para preservar a qualidade e a excelência no atendimento.

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