Guia prático do atendimento em instituições de ensino

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Na era da tecnologia e da inovação, a área de atendimento em instituições de ensino também deve se manter atualizada e dentro das tendências de mercado.

É certo que todas as áreas se veem beneficiadas pela utilização de soluções e equipamentos para gerar cada vez mais eficiência e conquistar a preferência do público-alvo.

O atendimento ao cliente é um dos que mais sofreu evoluções com a automatização e desburocratização no relacionamento com o cliente. Com isso, o atendimento em instituições de ensino foi se tornando cada vez mais ágil e prático.

Como ser eficiente e se destacar diante da concorrência? Neste post, trazemos um guia que mostra como é importante atender bem, quais são as principais dificuldades em oferecer um atendimento de excelência e 5 dicas para melhorar esse serviço na sua instituição! Boa leitura!

A importância do atendimento nas instituições de ensino

A primeira impressão é a que fica, já diz o ditado. Independentemente do segmento ou área, as pessoas esperam ser atendidas com excelência. Esse é o princípio básico das boas relações e da permanência do vínculo.

O ensino é a base de uma formação pessoal e profissional que vem passando por transformações ao longo do tempo. Por isso, a gestão de processos e serviços nas instituições deve acompanhar esse movimento.

Tecnologia na área de atendimento nas instituições de ensino

A tecnologia é uma das principais razões dessas mudanças e traz junto novas ferramentas e soluções que podem ser implementadas em diversas etapas. Apesar de todo o arsenal tecnológico disponível, é na humanização que ainda reside o princípio fundamental do atendimento de excelência.

Para o consumidor da atualidade existem milhares de alternativas e possibilidades, inclusive, na área da educação. O surgimento de diversas instituições nos últimos anos abriu uma competitividade em que vencerá quem oferecer algo além de um ensino de qualidade.

Isso quer dizer que o atendimento deve também superar as expectativas, assim como os conteúdos ministrados nas aulas. Por isso, é preciso ter a segurança do bom atendimento nas questões administrativas para que o cliente-aluno sinta a satisfação em totalidade.

Como o atendimento nas instituições de ensino ainda priorizam a interação presencial, que poder ser uma situação mais cultural do que, talvez, necessária, oferecer agilidade e confiabilidade são quesitos de grande relevância.

Em períodos sazonais como matrícula, rematrícula e implementação de novos cursos, a demanda de trabalho tende a aumentar, o que requer mais dedicação das equipes em desenvolver estratégias para facilitar o atendimento e reduzir a fila. 

Principais dificuldades do atendimento na área educacional

Um atendimento ruim compromete toda a percepção de quem ainda está prospectando e daqueles que já estão vinculados à instituição. Ao procurar por atendimento, a pessoa espera encontrar solução para as suas dúvidas e problemas.

Uma das principais dificuldades é a espera e a morosidade do atendimento. Dependendo de como a instituição armazena e processa a informação, a demora pode ser ocasionada pela complexidade do acesso.

Outro fator que impacta no atendimento é que muitas instituições não disponibilizam um canal de comunicação e atendimento adequado para quem desejar entrar em contato. Para fazer agendamento ou buscar informações, a demora no atendimento telefônico pode acarretar insatisfação e até mesmo desistência.

Por isso, ao divulgar os cursos, a infraestrutura oferecida e a qualidade de ensino, a instituição deve estar preparada para atender e sanar todas as dúvidas de quem está prestes a se vincular por um longo período.

As 5 dicas para melhorar o atendimento

A reversão desses problemas é passar segurança desde o primeiro contato e adotar estratégias específicas e personalizadas para atrair e reter o público-alvo. Sem isso, a instituição corre o risco de perder audiência e efetividade nas matrículas.

É fundamental buscar alternativas para se destacar e abrir vantagem competitiva. O modo como a instituição realiza e prioriza o atendimento dos seus clientes assegura uma boa visibilidade e referência não apenas do bom ensino.

Sendo assim, trouxemos algumas dicas do que você pode implementar na sua instituição para agregar mais valor no atendimento, oferecer excelência e ganhar espaço mercadológico!

1. Tenha uma central de atendimento

Nada é mais desgastante do que buscar algum tipo de informação ou orientação por telefone e não ser atendido corretamente. Essa é uma postura que mina a saúde e o fortalecimento do relacionamento.

Seja para quem está ainda decidindo onde estudar, seja para quem vai renovar a matrícula, o atendimento deve seguir um padrão, com direcionamento personalizado. É aqui que a tecnologia pode fazer muito sentido e diferença.

Com uma plataforma automatizada é possível realizar atendimentos com menor intervenção humana e caminhar com soluções até que o interlocutor deseje, de fato, falar com um atendente. 

Antes de chegar nesse estágio, de uma comunicação direta com alguém específico, as filas podem ser minimizadas e evitar a sobrecarga tão comum nos períodos que já citamos, como matrícula, rematrícula e inaugurações.

As principais dúvidas são comuns àqueles que estão se programando para iniciar em um curso, por isso, uma solução que tenha armazenadas respostas objetivas fará o atendimento mais dinamizado.

2. Humanize o atendimento

Uma instituição de ensino é um negócio para seus empreendedores, mas acima de tudo deve ser um espaço de formação de pessoas para uma carreira e para a vida. O atendimento deve ser focado nessa premissa para estimular a sensação de pertencimento.

Esse acolhimento é essencial para um relacionamento mais próximo, em que o aluno saiba que pode contar com o apoio e a presteza de todos os profissionais da instituição sempre que precisar.

3. Desenvolva a empatia

As pessoas têm histórico de vida e motivações diferentes para estudar. Enquanto alguns estão atrás de conhecimento, outros buscam uma forma de melhorar a condição financeira por meio de uma profissão.

São inúmeros os motivos, mas todos chegam com as mesmas dúvidas e anseios. É crucial ter um olhar empático sobre o outro e compreender sua forma de buscar soluções. O entendimento dará ao atendimento a personalização necessária para que o potencial cliente se sinta “em casa”. 

Aliás, compreender exatamente o que o cliente deseja e oferecer soluções apropriadas são pontos mais acertados de um atendimento. Para isso, a equipe deve estar capacitada, alinhada com a cultura da instituição e com a linguagem que deve ser utilizada. 

4. Ofereça boas soluções e não deixe dúvidas

Não estamos falando apenas das soluções tecnológicas, mas promover um atendimento que plante no íntimo das pessoas — futuros e atuais alunos — a sensação de estar no lugar certo. 

A tomada de decisão está diretamente ligada ao desfecho de um atendimento. O prospect pode desligar uma ligação ou sair da instituição convicto de que encontrou um lugar para chamar de seu, ou desejar jamais ter entrado em contato. 

Tudo dependerá da firmeza, agilidade no atendimento e da segurança das informações fornecidas. Identificar exatamente o que o outro precisa e ir direto ao ponto, sem rodeios, é a melhor maneira de lidar com as dúvidas, mesmo que muitas respostas não estejam a favor do negócio.

5. Padronize a linguagem do atendimento ao cliente

Todos os profissionais devem se comunicar de forma padronizada com as pessoas que procuram informações e serviços, independentemente do canal pelo qual está sendo realizado a atendimento.

No WhatsApp, telefone ou chat, o atendimento deve seguir sempre a mesma linha, garantindo um padrão de qualidade e indo de encontro às necessidades dos clientes.

Por fim, percebemos que a adesão ao mundo digital com a implementação de um sistema automatizado se aplica a instituições que, verdadeiramente, desejam colocar o cliente-aluno no centro do negócio.

A solução automatizada possibilita que as equipes, antes direcionadas aos longos atendimentos, sejam mais bem aproveitadas em atividades que darão mais velocidade e solução para os alunos.

Por isso, tenha um sistema inteligente para registrar as principais informações e mantê-las armazenadas. Dessa forma, quando um prospect ou aluno entrar em contato, haverá uma leitura automática de acordo com o status — aluno, ex-aluno, adimplente, inadimplente, tempo de vínculo e outros.

Esses são dados preciosos que personalizam e agilizam o atendimento, surpreendendo quem estiver do outro lado da linha ou computador. Diante disso, podemos afirmar que quanto mais personalizado e eficiente for o atendimento, maiores serão as chances de crescimento da empresa e oportunidade de gerar mais negócios

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