Atendimento automatizado na área da educação: 4 benefícios para sua instituição

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A automatização é um caminho natural para muitos segmentos, sobretudo aqueles que atuam diretamente com o atendimento ao cliente. Muitos processos podem ser otimizados, tornando as etapas mais ágeis e dinâmicas.

O atendimento automatizado na área da educação, por exemplo, pode ser uma estratégia diferenciada para que os interessados em estudar na instituição, ou aqueles que já estão vinculados, tenham mais facilidade de acesso aos serviços ofertados. 

Neste post, trouxemos 4 benefícios que uma instituição de ensino pode ter ao adotar a automatização em seus processos de rotina e, com isso, se destacar no mercado pela qualidade de ensino e eficiência no atendimento!

Por que investir em um sistema de atendimento automatizado na área da educação?

O modo de lidar e atender o cliente mudou, pois mudaram também as ferramentas de gestão e processos. A morosidade e a burocracia deram lugar à agilidade e simplificação, reduzindo filas e esperas.

O atendimento automatizado na área da educação é algo que vem sendo cada vez mais implementado para agregar valor às propostas de ensino. Mesmo com qualidade acadêmica, o risco de perder alunos pela falta de modernização nos processos pode ser um agravante.

É fundamental acompanhar essa evolução se você deseja se manter competitivo. A busca por melhorias deve ser contínua, e um bom atendimento digital é a ponte imediata entre a expectativa e a realidade. 

Ao surpreender o cliente com um atendimento dinâmico e ágil, a instituição otimizará o tempo das duas partes. Se de um lado o cliente tem outros afazeres e não deseja se deter por longo período em uma chamada, por outro a instituição não perde a oportunidade de realizar um número maior de atendimentos.

Além disso, a automatização minimiza as filas de espera nas chamadas realizadas por telefone. Muitas pessoas desejam apenas uma informação básica que, talvez, elimine a necessidade de uma locomoção, por exemplo, e acabam desistindo da instituição por não conseguirem atendimento.

Quais são os benefícios do atendimento automatizado em uma instituição de ensino?

Chamar a atenção, conquistar a preferência e fidelizar os prospects e clientes em um cenário econômico competitivo são grandes desafios. Muitas empresas e instituições com potencial de crescimento perdem mercado por não visualizarem as oportunidades.

Todo investimento requer uma análise minuciosa do negócio e do custo-benefício, de acordo com as necessidades da empresa e dos clientes. Quanto mais eficiente um atendimento, melhor a impressão sobre os demais serviços.

Em uma instituição de ensino, diversos serviços são ofertados periódica ou continuamente. Contar com a ajuda da tecnologia para melhorar o desempenho e a produtividade das equipes, certamente, será um diferencial positivo na experiência do cliente.

Quais os benefícios de automatizar o atendimento em escolas? Listamos 4 entre muitos que acreditamos ser importantes!

1. Priorização de matrículas

O período de matrículas é uma sazonalidade que gera muito trabalho e grande concentração de pessoas ao mesmo tempo. Com o atendimento presencial, se não houver uma organização planejada previamente, há um sério risco de demora e o pior, falhas.

Seja a matrícula de um recém-chegado à instituição, seja a rematrícula de um veterano, a escola deve ter condições de realizar um atendimento ágil e preciso. A sobrecarga para fazer agendamentos na central de atendimento pode ser um gargalo difícil de gerenciar se a instituição não contar com um sistema amigável.

Isso quer dizer que a automatização pode ajudar ao priorizar as chamadas de forma automática em demandas que não necessitam de atendentes, filtrando os assuntos de modo inteligente e gerenciando as filas para evitar uma espera longa e desconfortável.

2. Automatização da cobrança

A cobrança é um dos processos mais delicados na relação com o cliente, em qualquer área do mercado. Com a automatização, as cobranças podem ser feitas de forma automática, utilizando o sistema para enviar mensagens por meio de WhatsApp, e-mail ou chat web.

Além de reduzir a necessidade de mão de obra, o sistema pode fornecer dados estatísticos para acompanhar os resultados, o que é excelente, pois auxilia a gestão nas tomadas de decisão sobre a inadimplência e o caixa da empresa.

3. Identificação do cliente ou aluno

Quem está entrando em contato com a sua instituição? Um cliente ou um aluno? Para fazer essa identificação personalizada é preciso que um sistema esteja apto a fazer a leitura do número que ligou.

De forma inteligente e direcionada pela automação, o sistema consegue mostrar se a pessoa do outro lado da linha é um prospect, um aluno da instituição, se está inadimplente, se trancou a matrícula recentemente e muito mais.

Com integração ao computador, o atendente terá em sua tela essas informações imediatas para interagir e conduzir melhor a chamada conforme a situação apresentada. Em vez de perder tempo buscando respostas, a equipe estará preparada para oferecer soluções. 

4. Atendimento multicanal

A integração possibilita que todos os canais recebam as mesmas informações, o que facilita o atendimento e o relacionamento com o público da instituição. A agilidade é o ponto mais vulnerável, sobretudo em chamadas virtuais.

O consumidor da atualidade tem um comportamento de urgência e pouca paciência para longas esperas. A integração por WhatsApp, chat e telefone mostra o quanto a instituição se preocupa em realizar um atendimento personalizado em qualquer canal escolhido pelo cliente.

Aliás, pensar no cliente, como ele se sente ou gostaria de ser atendido, é uma preocupação que a instituição deve ter continuamente para se destacar das concorrentes. Com uma oferta grande no mercado, o diferencial está no acolhimento e na sensação de pertencimento que uma instituição é capaz de gerar em seu público.

A automatização, além de padronizar os processos, padroniza também a comunicação entre as equipes. O atendimento automatizado na área da educação é um passo a mais na conquista pela preferência e confiabilidade de quem é atendido — aspectos essenciais para a consolidação do negócio.

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