Guia prático sobre o setor de atendimento ao cliente

9 minutos para ler

O setor de atendimento ao cliente é um dos mais importantes de uma empresa, pois mantém contato direto com o público. Nele, a interação deve ser personalizada para oferecer uma experiência agradável e diferenciada.

É muito comum as empresas perderem clientes por mau atendimento e não saberem ao certo os motivos que levam a esse afastamento. É uma área que requer atenção às novidades do mercado, para inovar e se destacar em meio a tantos concorrentes.

Neste post, trouxemos informações sobre a importância e a essencialidade do setor de atendimento ao cliente. Veja também o papel da tecnologia nessa área e tudo o que uma solução como o Escallo pode oferecer para melhorar o desempenho do seu negócio!

Qual a importância de ter um setor bem-estruturado de atendimento ao cliente?

O setor de atendimento ao cliente é o contato inicial do público com a empresa. Isso quer dizer que as primeiras impressões são formadas a partir de uma percepção, ou seja, o modo com que suas necessidades e problemas são absorvidos.

Com uma concorrência acirrada em todo os segmentos, o consumidor da atualidade não se detém a uma empresa que não esteja disposta a oferecer soluções práticas em tempo recorde.

Aliás, essa é uma das principais razões pelas quais a empresa deve se preocupar em ter um setor estruturado de atendimento ao cliente. Com a transformação digital, o comportamento de compras e contratação de serviços mudou e passou a exigir diferentes estratégias de atendimento.

Do sistema de call center às habilidades e competências dos atendentes para lidar com os mais variados perfis, é fundamental ter um setor que esteja preparado para receber as demandas e buscar as melhores alternativas para os clientes.

É preciso ter um objetivo focado em surpreender os clientes e fazer com que eles se sintam acolhidos. Por isso, cada vez mais, o atendimento humanizado e personalizado ganha a preferência e a fidelização do público.

Como esse departamento impacta diretamente no sucesso do seu negócio?

Por atendimento ao cliente entendemos como um suporte oferecido antes, durante e depois do processo de decisão de compra. Ao contrário do que muitos acreditam, um consumidor só se torna um cliente de verdade não quando compra pela primeira vez, mas quando volta a procurar a empresa.

Esse é o sinal de que o primeiro contato foi satisfatório, que o produto ou serviço correspondeu à expectativa e que vale a pena consumir novamente. Assim, percebe-se a necessidade de investir no relacionamento para garantir a boa experiência.

É nesse contexto que podemos enxergar o quanto o setor de atendimento ao cliente contribui para o crescimento do negócio. Sem ele, não há um filtro e direcionamento adequado do potencial cliente ou daquele já ativo para os setores correspondentes.

Com um atendimento diferenciado, que concentra os esforços em solucionar as dores dos clientes, certamente a empresa terá uma chance maior de fidelização, o que converte em rentabilidade em médio e longo prazos.

O uso de uma linguagem adequada, com comunicação clara e objetiva, é elemento cada vez mais importante e essencial para ganhar a confiança dos clientes e gerar neles o desejo de permanecer vinculado à empresa.

Ter processos bem definidos, com boa estrutura física e intelectual, sem investir no atendimento, é correr o risco de ter prejuízos. Sabemos que as pessoas estão mais sensíveis e determinadas a não aceitar menos do que cordialidade e empatia.

Qual o papel da tecnologia no setor de atendimento ao cliente?

Dificilmente se verá no mercado uma empresa que não utilize a tecnologia como um dos principais instrumentos de gestão de processos e pessoas. Além dos equipamentos, diversas soluções já se configuram como ferramentas estratégicas. 

No atendimento ao cliente, a tecnologia só traz benefícios, uma vez que, além de reduzir o trabalho manual e evitar o risco de retrabalho, transmite aos clientes mais confiabilidade e profissionalismo. 

É primordial, para quem deseja se tornar autoridade na área de atuação e ter vantagem competitiva, investir em ferramentas tecnológicas que sejam capazes de promover um atendimento preciso e extraordinário aos clientes. 

O Escallo é uma plataforma completa de atendimento multicanal, com diferenciais revolucionários. A solução permite: 

  • interação ágil e personalizada com o público;
  • recuperação de chamadas perdidas;
  • redução drástica das filas de atendimento;
  • redução da perda de clientes.

Com funcionalidades dinâmicas e fáceis de implementar, o sistema Escallo oferece benefícios agregadores, que podem fazer da sua empresa um negócio rentável e bem-sucedido.  Veja o que a plataforma pode oferecer à sua empresa!

Oferecer atendimento em diversos canais

Existem clientes dos mais diversos perfis, com gostos, preferências e comportamentos variados. Oferecer diferentes canais de atendimento e comunicação significa abrir um leque de possibilidades e oportunidades. 

Enquanto há clientes que preferem o bom e velho telefone, outros já se sentem mais confortáveis em um ambiente online. Foi pensando nisso que a equipe de especialistas desenvolveu o Escallo. 

A plataforma integrada reúne as principais opções de atendimento e concentra tudo em um mesmo espaço. Assim, o cliente que entrar em contato pelo telefone poderá dar continuidade via WhatsApp, por exemplo. 

A função multicanal dinamiza o atendimento e possibilita mais agilidade para a equipe de atendentes. Além de oportunizar aos clientes meios de comunicação diversificados, uma solução multicanal é também instrumento motivacional, uma vez que os colaboradores terão melhor estrutura de trabalho. 

O Escallo proporciona a criação de uma identidade única dos atendimentos, independentemente do canal que o cliente optar por ser atendido. Com isso, ele poderá interagir por telefonia, WhatsApp, Facebook e Chat Web, e não sentir qualquer diferença.

Ser orientado por dados com análise de resultados

O sistema Escallo produz dados de grande relevância para o trabalho da gestão. Com a integração, o gestor consegue visualizar, em tempo real, toda a movimentação da empresa, sobretudo do setor de atendimento ao cliente. 

Com isso, é possível acompanhar, monitorar o desempenho da equipe e realizar intervenções pontuais sempre que forem necessárias. É uma ferramenta que permite se antecipar aos problemas e evitar transtornos para os clientes.

Automatizar processos

A automatização permite a organização e otimização dos processos de rotina. Com o Escallo, é possível gerar dados e histórico dos atendimentos, acompanhar a performance individual e coletiva do time de atendentes e gerenciar de forma centralizada.

É notável o ganho de eficiência em uma empresa que implementa uma solução tecnológica com capacidade de integrar todos os setores e pessoas envolvidas. Assim, melhorar o trabalho e o ambiente interno terá impacto e reflexo positivo na percepção dos clientes.

Quais são as dicas para realizar um atendimento de qualidade?

O setor de atendimento ao cliente é um desafio diário e, por vezes, complexo. Contudo, é possível transformar os desafios em boas condutas. Um time de atendentes bem treinado e engajado terá interesse e motivação para um atendimento de excelência.

Para ajudar sua empresa a alcançar esse patamar, trouxemos algumas dicas de como garantir a qualidade no atendimento!

Seja empático

Pensar como o outro e se colocar no lugar dele poder ser um exercício difícil, mas no atendimento ao cliente isso é fundamental. Serve para que os colaboradores tenham condições de compreender melhor os problemas e necessidades dos clientes.

Exercer a empatia é atender bem e se preocupar, genuinamente, com aquele contato. É permitir que o cliente fale e e fazer com que você ouça com atenção seus argumentos sobre os motivos que geraram a chamada.

Priorize seus clientes

A personalização é um importante fundamento estratégico para ganho da confiança do cliente. Durante o atendimento ele deve se sentir único, importante e prioritário, pois o atendimento resulta no aprofundamento da relação, que pode gerar uma longa parceria. 

Uma solução automatizada é ideal, por exemplo, pois permite ao atendente buscar pelo histórico de atendimento e tratar cada caso individualmente como único e altamente relevante para a empresa — o cliente perceberá esse cuidado do outro lado.

Seja resoluto

Nada pior do que fazer contato com uma empresa e sentir que, do outro lado, o atendente não sabe o que fazer com o problema. Muitas dessas adversidades são comuns a todos os clientes, por isso, a equipe deve ser preparada para encontrar soluções rápidas ou, ao menos, não deixar o cliente inseguro.

Caso não seja possível resolver no próprio setor, toda a equipe deve conhecer bem os processos para fazer o direcionamento adequado e não deixar o cliente nem esperando, nem circulando na empresa sem ser prontamente atendido.

Valorize a equipe

Se você deseja ter um setor de atendimento ao cliente eficiente, valorize a equipe, ou seja, invista no capital humano e mostre o quanto cada colaborador é importante para alcançar os resultados desejados pela empresa.

Ouça a equipe, pois ninguém melhor para entender as necessidades dos clientes e propor soluções viáveis. Ofereça feedback com orientações para melhorias contínuas, dividindo resultados, estimulando mais dedicação e empenho. 

Se possível, ofereça brindes ou bonificações por desempenho, elogiando em público e orientando de forma privada. O atendimento ao cliente não é fácil, contudo, com uma gestão humanizada e valorização do time, é possível promover qualidade e satisfação para os clientes.

Ao colocar em prática as dicas que trouxemos neste post e considerar o uso de uma ferramenta integrada para aprimorar a sua gestão, além de melhorar o setor de atendimento ao cliente, sua empresa terá condições de competir no mercado e ser referência na área de atuação.

Se você gostou do post e percebeu que aliar tecnologia, boa gestão e equipe motivada é uma estratégia inteligente e visionária, entre em contato agora mesmo com a gente para conhecer de perto o Escallo e saber como podemos ajudar sua empresa a alcançar o sucesso!

Você também pode gostar

Deixe um comentário