7 obrigações de um bom software de atendimento ao cliente

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A satisfação do cliente deve ser a prioridade de qualquer empresa, independentemente do segmento ou área de atuação. Portanto, em relação à tecnologia, é fundamental que um software de atendimento ao cliente seja capaz de diversificar e agregar serviços.

Cada vez mais digital, o ambiente corporativo demanda sistemas com funcionalidades que otimizem os processos e o fluxo de trabalho. Quanto mais preparada para atender os variados perfis de público uma empresa estiver, maior será sua vantagem competitiva.

Ficou interessado em modernizar o seu negócio? Veja, neste artigo, por que utilizar um software de atendimento na sua empresa e o que ele deve oferecer para ser completo e eficiente!

Por que ter um software de atendimento ao cliente na sua empresa?  

A modernidade e a transformação digital mudaram para sempre a forma como as empresas atendem e se comunicam com seus clientes. Entre os diversos recursos usados para facilitar o relacionamento, um sistema integrado otimiza e agiliza os processos.

O tempo é precioso, tanto para a empresa quanto para os clientes, em suas rotinas apertadas e repletas de compromissos. Muitos têm dificuldade de contato ao longo do dia para tirar dúvidas ou fazer um agendamento.

Internamente, sobra mais tempo para a equipe se dedicar ao que realmente importa: dar total atenção às necessidades do cliente, o que inclui a prática de uma escuta ativa e tentar resolver o problema de imediato.

O atendimento automatizado inspira mais confiança, sobretudo, em relação ao uso de dados pessoais, conforme as normas da LGPD. Com uma solução sistematizada, funcionalidades objetivas e possibilidade de agregar novos serviços, a empresa aumenta sua produtividade e excelência.

O que um software de atendimento deve oferecer? 7 funções essenciais

É importante que um software de atendimento ao cliente seja flexível em relação às funções e adequações, para tornar cada vez melhor a relação com todos os perfis de clientes. Por isso, selecionamos 7 obrigações que acreditamos ser imprescindíveis!

1. Fazer integrações com outros sistemas de gestão

De modo geral, um software de atendimento tem como foco principal resolver as demandas correspondentes do setor. No entanto, para ser efetivo, o ideal é que seja possível integrar sistemas — financeiro, contábil, fiscal, entre outros.

A possibilidade de se comunicar diretamente com o site da prefeitura da cidade e gerar notas fiscais elimina muitas etapas. Esse tipo de integração, além de agilizar os processos financeiros, reduz os riscos de erros, comuns no trabalho manual. 

2. Ser moderno e atual às demandas de todos os tipos de clientes

Da tradicional central telefônica aos modernos canais digitais, há público para todos os tipos de negócios. Acontece que o perfil dos clientes é também diversificado, o que exige da empresa pensar nas diferentes formas de atendimento.

O atendimento ao cliente idoso pode não ser o mesmo dispensado à geração millennials, que tem mais facilidade tecnológica. Então, sem deixar de lado as ferramentas convencionais, é essencial que o sistema contemple as modernidades e se atualize para não deixar qualquer perfil de fora.

3. Trazer personalização no atendimento ao cliente

Quem não gosta de ser tratado pelo nome ou não precisar repetir toda a história a cada vez que fizer contato com a empresa? A personalização é mais um item que o software de atendimento deve ter para diferenciar a empresa no mercado.

Desde as mensagens enviadas por SMS ou WhatsApp até as conversas por chatbot, um sistema com essas características aumenta o potencial competitivo. A inteligência artificial (IA) é um recurso muito útil nesse processo.

4. Ser multicanal

A multicanalidade é um dos instrumentos mais potentes do atendimento ao cliente moderno e uma obrigação para empresas que desejam se manter ativas. É preciso facilitar o contato do cliente e oferecer variedade nos meios de comunicação.

O contato via WhatsApp e chat web tende a ser muito eficiente, especialmente, no formato 24h por dia, sete dias por semana. Para clientes que não têm tempo ou paciência para falar ao telefone ou disponibilidade no horário comercial, essa pode ser uma estratégia para ganhar de vez a sua preferência.

5. Ter facilidade no manuseio

Toda a agilidade do fluxo de trabalho que falamos no início deste post somente será possível se ele for funcional e intuitivo. Assim, as abas e telas devem ser de fácil leitura, identificação de dados e processos relacionados aos clientes.

Em caso de sistemas integrados, é fundamental que a comunicação seja eficiente, livre de travamentos ou falha na comunicação.

6. Ser responsivo

Seguindo a ideia de facilidade e agilidade, um sistema responsivo traz respostas rápidas e precisas. O software que não acompanha o ritmo da empresa ou não promove excelência no atendimento compromete a produtividade e os resultados.

Afinal, o cliente da atualidade é apressado e espera que as empresas consigam trazer soluções imediatas já no primeiro contato. O software de atendimento responsivo será adaptável ao dispositivo utilizado: PC, tablet ou smartphone, se for o caso.

7. Poder contar com várias formas de acesso

Essa é uma vantagem que pode fazer sua empresa avançar muito para vencer seus concorrentes na disputa por um lugar de destaque. Assim como os dispositivos, as diferentes formas de acesso ganharam a atenção da clientela.

Para quem vê no celular um recurso indispensável, o sistema de atendimento por aplicativo é cada vez mais tendência, uma novidade que o Escallo acabou de lançar e disponibilizar para os clientes ativos, além de apresentar para você neste artigo.

O Escallo APP permite gerenciar os agentes, as filas de atendimento de chat e telefonia na tela do smartphone. A ideia é gerar mais praticidade para os gestores de atendimento que, de modo dinâmico, podem acompanhar a performance da equipe em tempo real dentro da rotina.

Um software de atendimento completo e eficiente é aquele que consegue fazer excelentes entregas por funcionalidades próprias ou integradas. Portanto, para investir bem, observe tudo o que o sistema é capaz de fazer e além.

Se você gostou do post e deseja tornar o atendimento ao cliente da sua empresa ainda mais eficiente, entre em contato com a gente para conhecer as funcionalidades Escallo em sua versão tradicional e por aplicativo!

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