5 dicas preciosas para encantar no atendimento telefônico

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O atendimento telefônico é um dos canais mais importantes de interação com o cliente. Apesar da modernidade e automatização, muitos ainda preferem o meio tradicional de se comunicar com uma empresa.

Como parte do processo de fidelização, o atendimento por telefone deve oferecer uma experiência agradável e produzir a sensação de encantamento. O cliente precisa notar diferenciais na conversa com o atendente.

Neste post, trazemos 5 dicas de como melhorar o atendimento telefônico para deixar o cliente satisfeito. Continue lendo e veja também a importância de contar com um software especializado para gerenciar o fluxo de atendimento!

Excelência no atendimento telefônico: 5 dicas para deixar o cliente encantado

O primeiro contato com o consumidor deve causar impacto, caso contrário, ele buscará alternativas no mercado. No atendimento telefônico é primordial que ele se sinta importante, ouvido e priorizado.

Isso quer dizer que, do outro lado, a equipe de atendentes deve ser preparada e capacitada para responder às principais dúvidas e oferecer soluções efetivas. Para isso, é preciso saber gerenciar bem o tempo e ser ágil, sem, contudo, perder a qualidade.

Para ajudar, trouxemos 5 dicas de como encantar o cliente por meio do atendimento telefônico!

1. Personalize o atendimento

O atendimento personalizado faz total diferença no desenvolvimento da relação por telefone. Tratar o cliente pelo nome e ter disponível as principais informações para sanar suas dúvidas mostra o quanto a empresa se preocupa com suas dores e problemas.

Todas as fases do atendimento são importantes e essa segurança deve ser transmitida desde as primeiras interações. Com a certeza de ser atendido de forma personalizada quando precisar novamente, o cliente já sabe que pode procurar sua empresa.

2. Seja empático

Quando o operador entende a dor e necessidade de quem está do outro lado, consegue, pelo tom de voz, expressar empatia. É preciso se colocar no lugar para entender a intensidade do seu problema.

Feito isso, o atendimento será guiado com base nas possíveis soluções ideais, de acordo com suas expectativas. A vantagem do atendimento telefônico é que a voz traduz sentimentos e conforta quem precisa resolver alguma pendência.

3. Ofereça um atendimento humanizado

Por mais que o interesse da empresa seja de conquistar mais clientes e aumentar o faturamento, é essencial ter humanização no atendimento. Ao telefone, a relação entre atendentes e consumidores é muito próxima, o que demanda cuidado na forma de abordagem.

A equipe deve ser bem treinada para lidar com os mais diversos tipos de clientes, se tratando de comportamento. O público idoso, por exemplo, exige mais paciência por se tratar de pessoas com um ritmo mais lento para expressar o que deseja e entender as respostas.

4. Gerencie a fila de espera

Ninguém gosta de esperar para ser atendido. Por isso, o gerenciamento da fila de espera é primordial. Deixar o cliente esperando é correr o risco de perdê-lo por mau atendimento e, certamente, não é isso que você deseja para a sua empresa.

Portanto, você e a equipe do setor de atendimento devem pensar em estratégias que ajudem a organizar as filas de espera, seja por prioridade ou tipo de solicitação. Se possível, implemente um serviço de call back para minimizar o cenário de longa espera.

5. Ouça o cliente

Para atender bem e compreender a necessidade do cliente, é preciso ouvir o que ele tem a dizer. Com uma escuta ativa e atenção focada no que o cliente diz, será mais fácil para a equipe de atendimento buscar alternativas mais adequadas.

A etapa da audiência é uma das mais importantes do atendimento, considerando que dali se desdobram diversos eventos que podem ou não envolver mais departamentos. Quanto mais informações sobre o cliente, mais completo será o atendimento telefônico.

A automatização como aliada da qualidade de atendimento telefônico

Todas essas dicas que acabou de ler serão mais fáceis de implementar em um serviço de atendimento telefônico automatizado. Por uma plataforma especializada, as chamadas telefônicas serão mais ágeis, dinâmicas e monitoradas.

Além da possibilidade de gravar as conversas, o registro do histórico serve de base para continuidade de um atendimento, mesmo que seja por outro atendente. Dessa forma, o cliente não precisa repetir informações já repassadas.

Outro aspecto favorável da automatização é a possibilidade de integrar outros canais de atendimento, como chat, aplicativo de mensagem e redes sociais. Assim, o cliente pode iniciar um atendimento telefônico e finalizar por WhatsApp, por exemplo.

Ele tem a liberdade de escolha, sem, contudo, deixar o atendimento telefônico de lado. A plataforma de atendimento multicanal pode absorver os diversos problemas, como filas de espera e busca de informações, proporcionando atendimento bem direcionados e personalizados.

Apesar da praticidade e tradicionalismo do atendimento telefônico, introduzir a inovação e modernidade, por meio de uma plataforma de múltiplos canais, abre a oportunidade para a empresa de atender os mais variados tipos de público — da geração millennials aos idosos — e ganhar maior visibilidade por ser versátil.

Gostou do post? Que tal aproveitar a visita e conferir mais um conteúdo sobre atendimento? Veja as 5 regras para o primeiro contato com o cliente!

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