3 passos definitivos para ter um atendimento estruturado

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Além de proporcionar um ambiente físico agradável e contar com um time de profissionais competentes, oferecer um atendimento estruturado ao cliente é fundamental para o sucesso do negócio.

De modo geral, o comportamento do consumidor mudou, surgindo variados perfis de público, com exigências e necessidades específicas. Portanto, ter um atendimento diferenciado é imprescindível.

O objetivo deste post é destacar o atendimento ao cliente como um importante fator competitivo. Continue lendo e veja como estruturar essa área da sua empresa em 3 passos simples e eficientes!

Por que investir no atendimento estruturado?  

Quando falamos de estrutura no atendimento, não diz respeito apenas a oferecer mais do que uma central telefônica, por exemplo, mas ampliar os horizontes. Isso quer dizer que é preciso encontrar formas de agilizar e facilitar esse atendimento.

Nesse contexto, o atendimento deve ser planejado para gerar impacto positivo e satisfação desde o primeiro contato. Ao procurar por uma empresa, a pessoa certamente tem um problema que precisa ser solucionado. 

A expectativa e o nível de intensidade desse problema variam de pessoa para pessoa, por isso é primordial que o setor de atendimento esteja preparado. O tempo médio de atendimento e capacidade de resolução já no primeiro contato estão entre os pontos favoráveis do atendimento.

Como oferecer um atendimento estruturado ao cliente? 

Independentemente do segmento, o papel da gestão é otimizar e unificar os processos para facilitar o trabalho interno. O principal desafio é manter os setores e equipes alinhados, conectando as necessidades individuais de cada profissional com os objetivos do negócio. 

O atendimento estruturado ao cliente contribui para esse alinhamento, uma vez que tudo o que acontece e é realizado dentro da empresa gira em torno dos clientes. Ao adotar medidas para melhorar o atendimento ao público externo, também os times internos serão beneficiados.

Confira 3 passos para ter um atendimento estruturado ao cliente na sua empresa!

1. Centralize os canais de atendimento

A oferta de variados canais de atendimento é uma realidade que as empresas modernas que desejam inovar precisam considerar. Centralizar os meios de contato possibilita atender o cliente de forma rápida e efetiva, indiferentemente do canal escolhido. 

Uma plataforma de atendimento multicanal pode absorver todas as demandas e dar vazão às chamadas, evitando as desconfortáveis filas de espera. O mau atendimento acarreta a perda de clientes por descontentamento.

Manter os canais de atendimento centralizados em um mesmo ambiente, além de melhoria para o setor, padroniza e personaliza a estrutura criada para o cliente. Com isso, a referência que o mercado terá da sua empresa é de um atendimento ágil, diversificado e empenhado em oferecer soluções em tempo recorde.

2. Evite possíveis falhas no fluxo de atendimento

O atendimento é um processo que deve obedecer a um fluxo estruturado para acompanhamento e controle. Como saber se o cliente ficou satisfeito se o atendimento não for finalizado e a pesquisa de satisfação aplicada?

A identificação de possíveis falhas no atendimento exige monitoramento sistemático da performance do time, bem como das etapas do processo. Com um bom sistema, o gestor consegue mapear todo o fluxo, utilizar indicadores e fazer levantamentos precisos de resultados.

Com os números em mãos será mais fácil tomar decisões e fazer intervenções em tempo para contornar as possíveis situações desagradáveis e resgatar a confiança dos clientes — onde há estrutura, há também rastreabilidade, o que é crucial para uma ação imediata.

3. Utilize o atendimento de forma estratégica

Se você deseja potencializar os resultados e aumentar a visibilidade do seu negócio no mercado, seja estratégico no atendimento. Para isso,  defina o fluxo para o qual o atendimento deve ser direcionado.

Considerando as regras previstas na Lei do Call Center e as novas diretrizes da LGPD, planejar estrategicamente o atendimento ajuda a evitar erros e retrabalho. A boa comunicação e relacionamento com os clientes são pilares de transformação e crescimento corporativo.

Se você tinha dúvidas de como promover um atendimento estruturado ao cliente na sua empresa, agora precisa tomar providências. Aposte nas soluções do mercado, usando a tecnologia a favor do seu negócio e a integração dos canais como principal mecanismo de engajamento, fidelização e encantamento dos seus clientes.

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